Ein Datenschutzmanagementsystem ist keine abgeschlossene Software \u2013 sondern vielmehr ein unternehmens\u00fcbergreifender Prozess, um den rechtssicheren Datenschutz zu gew\u00e4hrleisten. Lesen Sie in diesem Beitrag, was dahinter steckt und wie Sie das DSM in der Praxis umsetzen.<\/p>\n
Einfach erkl\u00e4rt, ist ein Datenschutzmanagementsystem (DSM) eine kontinuierliche Ma\u00dfnahme, um den Datenschutz zu gew\u00e4hrleisten. Auch wenn es auf den ersten Blick danach klingt, ist das DSM aber nicht nur eine simple Software, in der alle Daten hinterlegt werden.<\/p>\n
Stattdessen setzt sich das Datenschutzmanagementsystem aus f\u00fcnf verschiedenen Aspekten zusammen, die das gesamte Unternehmen betreffen. Von der Chefetage bis zum einzelnen Mitarbeiter:<\/p>\n
Der aus meiner Sicht wichtigste Aspekt, also die Basis des Datenschutzmanagementsystems, ist die Datenschutz-Kultur. Die Umsetzung des Datenschutzes liegt in erster Linie in Ihren H\u00e4nden, sofern Sie der Datenschutzverantwortliche Ihres Unternehmens sind. In zweiter Linie liegt sie in den H\u00e4nden der Mitarbeiter, die tagt\u00e4glich mit personenbezogenen Daten zu tun haben. Ist denen nicht bewusst, wie wichtig Datenschutz ist und was das bedeutet, bleibt DSGVO\/BDSG-konformer Datenschutz nur reine Theorie.<\/p>\n
Leider ist es in vielen Unternehmen der Fall, dass der Datenschutzbeauftragte mit Fachlatein um sich wirft und Ma\u00dfnahmen vorgibt, denen jeglicher Realit\u00e4tsbezug fehlt. Wird mit Kanonen auf Spatzen geschossen und sind die Ma\u00dfnahmen unverst\u00e4ndlich, kann Datenschutz nur schwer umgesetzt werden. Solides Datenschutzmanagement ist damit zum Scheitern verurteilt. Zu einem funktionierenden Datenschutzmanagementsystem geh\u00f6rt deshalb noch ein sechstes Puzzleteil: Ein Datenschutzbeauftragter<\/a>, der Datenschutz mit Verstand angeht. Einer, der klar sagen kann<\/a>, was wirklich wichtig ist \u2013 und warum. Nur so gelingt das Datenschutzmanagement von Grund auf.<\/p>\n Halten wir also fest: Grunds\u00e4tzlich brauchen Sie ein Datenschutzmanagementsystem, um den Datenschutz sauber zu gew\u00e4hrleisten. Um das genaue \u201eWarum\u201c dahinter zu verstehen, m\u00fcssen wir einen Blick in die DSGVO werfen. Art. 5 DSGVO<\/a> schreibt vor:<\/p>\n \u201eDer Verantwortliche ist f\u00fcr die Einhaltung [der Grunds\u00e4tze zur Datenverarbeitung] verantwortlich und muss [deren] Einhaltung nachweisen k\u00f6nnen.\u201c<\/p>\n Im Klartext hei\u00dft das: Es reicht nicht nur, dass der Datenschutz<\/a> umgesetzt wird. Sie m\u00fcssen auch nachweisen k\u00f6nnen, dass sie ihn einhalten. Und zwar immer dann, wenn die Aufsichtsbeh\u00f6rde vor der T\u00fcr steht \u2013 zum Beispiel nach einer Datenschutzpanne, weil etwa eine Mail mit sensiblen Daten falsch versendet wurde.<\/p>\n Mit einem strukturierten Datenschutzmanagementsystem f\u00e4llt es Ihnen,<\/p>\n a)<\/strong> leichter, die geforderten Angaben zu Ihrem Notfallplan und Ihren Ma\u00dfnahmen schnell vorzulegen und Ein System zum Datenschutzmanagement braucht damit jedes Unternehmen, das Daten verarbeitet.<\/p>\n Das Datenschutzmanagementsystem basiert idealerweise auf dem PDCA-Kreislauf: plan \u2013 do \u2013 check \u2013 act. Auch wenn es keine gesetzlichen Vorgaben f\u00fcr ein DMS gibt, erf\u00fcllt es so zumindest die Anforderungen von ISO 9001 bzw. ISO 27001.<\/p>\n Als allererstes m\u00fcssen Grundlagen geschaffen werden, um den Datenschutz in den Gesch\u00e4ftsalltag zu integrieren. Die Umsetzung des Datenschutzmanagementsystems startet deshalb mit Fragen nach dem Ist- und Soll-Zustand Ihres Datenschutzes.<\/p>\n Aus diesen \u00dcberlegungen leiten Sie dann im zweiten Schritt Vorgaben und Richtlinien ab. Dazu z\u00e4hlen etwa Fragen wie:<\/p>\nAnders gefragt \u2013 Warum brauchen Sie ein Datenschutzmanagementsystem?<\/h2>\n
\nb)<\/strong> d\u00fcrften Sie mit einem geringeren Strafma\u00df rechnen, da Sie einen soliden Datenschutz nachweisen konnten<\/p>\nVon der Theorie in die Praxis: So setzen Sie das DSM im Alltag um<\/h2>\n
Plan \u2013 Planungsphase<\/h3>\n
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Do \u2013 Umsetzungsphase<\/h3>\n
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