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Das Hinweisgeberschutzgesetz \u2013 die deutsche Umsetzung der EU-Richtlinie 2019 (1937) \u2013 kommt. Wenn auch mit einiger Verz\u00f6gerung. Viele Unternehmen m\u00fcssen mit Einf\u00fchrung ein Hinweisgebersystem einrichten. Basis dieses Systems bildet eine interne Meldestelle f\u00fcr sogenannte Whistleblower. In diesem Beitrag fasse ich f\u00fcr Sie die wichtigsten Anforderungen an die interne Meldestelle zusammen.<\/p>\n
Verpflichtet<\/strong> zum Einrichten eines Hinweisgebersystems und damit einer internen Meldestelle sind nach Hinweisgeberschutzgesetz<\/a> Beh\u00f6rden und Unternehmen ab 50 Mitarbeitern ab Dezember <\/strong>und Unternehmen ab 250 Mitarbeitern ab Inkrafttreten des Gesetzes<\/strong>. Sonderregelungen gibt es f\u00fcr Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Datenbereitstellungsdienste, Versicherer, B\u00f6rsentr\u00e4ger und \u00e4hnliche Institutionen, in denen Compliance-Verst\u00f6\u00dfe besonders kritisch sind.<\/p>\n Kleinere Unternehmen bis 250 Mitarbeiter haben bis Dezember 2023 noch eine Schonfrist. Unternehmen unter 50 Mitarbeitern sind nicht verpflichtet<\/strong>, ein Hinweisgebersystem einzurichten. Entsprechend haben die Mitarbeiter dann auch keinen Schutz.<\/p>\n Ich bin der Meinung: Auch f\u00fcr diese Unternehmen lohnt sich eine interne Meldestelle. Denn die gesch\u00fctzte Verarbeitung von Whistleblower-Hinweisen steigert die Wahrscheinlichkeit, dass Missst\u00e4nde bekannt gemacht werden. Hier mal ein paar Fallbeispiele, um das zu verdeutlichen.<\/p>\n Fallbeispiel Nr. 1:<\/strong> Fallbeispiel Nr. 2:<\/strong> Fallbeispiel Nr. 3:<\/strong> Jetzt stellt sich nat\u00fcrlich die Frage: Wie muss ein solches Hinweisgebersystem aufgebaut sein bzw. wie richten Sie Ihre interne Meldestelle korrekt ein?<\/p>\n Die interne Meldestelle ist f\u00fcr Ihre Mitarbeiter ein Anlaufpunkt, um Compliance- oder Gesetzesverst\u00f6\u00dfe zu melden, die dann nachverfolgt werden. F\u00fcr eine Meldung k\u00f6nnen Whistleblower \u00fcbrigens auch Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten umgehen.<\/p>\n Zun\u00e4chst muss die Meldestelle absch\u00e4tzen, ob die Hinweise \u00fcberhaupt in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen. Zwar gilt das HinSchG zum Melden f\u00fcr Verst\u00f6\u00dfe auf deutscher und EU-Ebene gleicherma\u00dfen \u2013 wie immer gibt es aber auch hier Ausnahmen. Ganz konkret bezieht sich das Hinweisgeberschutzgesetz also nur auf Meldungen zu Verst\u00f6\u00dfen in diesen Bereichen:<\/p>\n Bei Beh\u00f6rden hat die interne Meldestelle zus\u00e4tzlich die Funktion, dass hier verfassungsfeindliche \u00c4u\u00dferungen von Beamten gemeldet werden k\u00f6nnen.<\/p>\n Wenn die Meldung keinem dieser Bereiche entspricht, kann ein Unternehmen selbst entscheiden, ob es die Sache weiterverfolgt oder den Whistleblower an die daf\u00fcr zust\u00e4ndige Stelle verweist.<\/p>\n Die interne Meldestelle pr\u00fcft weiterhin, ob der Hinweis \u00fcberhaupt stichhaltig ist. Entscheidet sie dann, dem Hinweis nachzugehen, muss sie dem Hinweisgeber nach sp\u00e4testens sieben Tagen den Eingang der Meldung zu best\u00e4tigen. Anschlie\u00dfend dokumentiert der Zust\u00e4ndige den Hinweis und pflegt ihn ein \u2013 revisionssicher!<\/p>\n N\u00e4chster Schritt ist die Ermittlung. Stellt sich im Laufe der internen Ermittlungen heraus, dass es sich um eine Falschmeldung handelt, muss der Hinweisgeber \u00fcbrigens f\u00fcr den Schaden aufkommen. Das sch\u00fctzt Sie, falls Ihnen jemand eins auswischen will.<\/p>\n Die interne Meldestelle leitet anschlie\u00dfend Folgema\u00dfnahmen ein. Nach sp\u00e4testens drei Monaten hat der Hinweisgeber Anspruch auf eine R\u00fcckmeldung, in der die ergriffenen Folgema\u00dfnahmen mit Begr\u00fcndung aufgef\u00fchrt werden. Eine Einschr\u00e4nkung gibt es hier: Wenn die R\u00fcckmeldung Ermittlungen beeintr\u00e4chtigen oder Rechte der in der Meldung involvierten Person verletzen w\u00fcrde, ist sie zu unterlassen.<\/p>\n Das Hinweisgeberschutzgesetz soll es Whistleblowern einfach machen, Verst\u00f6\u00dfe zu melden und sie gleichzeitig vor Konsequenzen durch den Arbeitgeber, Kollegen oder andere am Versto\u00df Beteiligte sch\u00fctzen. Schlie\u00dflich ist es gar nicht so selten, dass Verst\u00f6\u00dfe vom Arbeitgeber lieber unter den Teppich gekehrt bleiben, weil Hinweisgeber Angst vor Diskriminierung, Disziplinarverfahren, Abmahnungen oder gar Entlassung haben. Oder \u2013 wenn wir auf Fallbeispiel Nr. 2 zur\u00fcckkommen \u2013 es kommt heraus, wer die Bestechung gemeldet hat. Der Hinweisgeber wird als Kollegenschwein verschrien und muss Mobbing bef\u00fcrchten.<\/p>\n Daraus ergeben sich diese f\u00fcnf Anforderungen an die interne Meldestelle:<\/p>\n Ich rate Ihnen dringend, diese Anforderungen bei Ihrer internen Meldestelle penibel umzusetzen. Einerseits drohen sonst saftige Bu\u00dfgelder. Andererseits k\u00f6nnen sich Whistleblower immer an eine Meldestelle des Bundes (BMJ, BaFin, BKartA) wenden, wenn sie mit Ihrer Meldestelle unzufrieden sind\u00a0\u2013 oder keinen Zugang haben.<\/p>\n Ja, k\u00f6nnen Sie \u2013 und sollten Sie meiner Meinung nach auch unbedingt.<\/p>\n Wenn Sie die interne Meldestelle rundum intern abwickeln, besteht immer die gerade schon genannte Gefahr des Interessenkonflikts. Was, wenn der Meldestellenbeauftragte gegen einen seiner Lieblingskollegen ermitteln muss? Oder wenn ein Vorgesetzter Druck macht, weil er den Namen des Hinweisgebers wissen will? Kann der Beauftragte dann immer noch so objektiv vorgehen, wie es sein Job erfordert?<\/p>\n Zweitens ist die Arbeit des Meldestellenbeauftragten nat\u00fcrlich mit viel Arbeit verbunden. Sicherlich wird nicht w\u00f6chentlich eine Meldung einflattern. Liegt aber doch mal eine im Posteingang, darf der Beauftragte sie nicht wochenlang liegen lassen, weil er mit einem anderen Projekt alle H\u00e4nde voll zu tun hat.<\/p>\n Drittens d\u00fcrfen Sie die ben\u00f6tigten Kompetenzen nicht au\u00dfer Acht lassen. Haben Sie Zeit (und Geld!), um einen Ihrer Mitarbeiter zum Meldestellenbeauftragten auszubilden? Haben Sie auch f\u00fcr regelm\u00e4\u00dfige Schulungen Zeit und Geld? Und allein bei den lernbaren Kompetenzen bleibt es nicht. In der internen Meldestelle werden sensible Themen behandelt. Hat Ihr Mitarbeiter daf\u00fcr ausreichend Erfahrung?<\/p>\n Unternehmen steht es frei, unabh\u00e4ngige Dritte als Ombudsmann f\u00fcr die interne Meldestelle zu beauftragen. Mein Rat: Nutzen Sie das! So sparen Sie sich nicht nur eine Menge Stress. Viele Menschen vertrauen sich lieber einer unbeteiligten Person an. Das erh\u00f6ht die Wahrscheinlichkeit, dass Missst\u00e4nde gemeldet werden \u2013 und das schon bevor sie f\u00fcr Ihr Unternehmen zum ernsten Problem werden.<\/p>\nDarum lohnt sich ein Hinweisgebersystem \u2013 3 Fallbeispiele<\/h2>\n
\nIn Krankenh\u00e4usern kam es schon \u00f6fters vor, dass Pfleger oder Krankenschwestern den Verdacht hegten, dass einigen Kollegen nicht sonderlich Wert auf die Gesundheit der Patienten legen. Sie trauten sich aber nicht, dass der Pflege- oder Krankenhausleitung zu melden. Es gibt gen\u00fcgend Beispiele, in denen \u00fcber Jahre hinweg gezielt Patienten mit Medikamenten get\u00f6tet wurden, ohne dass eine Meldung von Kollegen erfolgte. Mit einer internen Meldestelle w\u00e4re das viel schneller passiert.<\/p>\n
\nIn einer Firma halten Vertriebsmitarbeiter die Hand auf und lassen sich von Lieferanten bestechen. Zum Nachteil der Firma \u2013 denn g\u00fcnstigere Lieferanten kamen so nicht zum Zug. Zwar stand der Verdacht im Raum, aber auch hier traute sich niemand, das Problem zu melden. Mit einem Hinweisgebersystem h\u00e4tte die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung wenigstens die Chance gehabt, dem Vorwurf nachzugehen und das Fehlverhalten zu ahnden.<\/p>\n
\nIn einer Abteilung entwickelte sich ein Eigenleben mit Schattenkommunikation, Sabotage und Mobbing. Kein Einzelfall \u2013 solche Situationen gibt es auch heute noch in gen\u00fcgend Unternehmen. Eine interne Meldestelle h\u00e4tte Betroffenen die Chance gegeben, die Vorf\u00e4lle zu melden. So h\u00e4tten Gegenma\u00dfnahmen getroffen werden k\u00f6nnen.<\/p>\nWas ist eine interne Meldestelle und welche Anforderungen muss sie erf\u00fcllen?<\/h2>\n
Aufgabenbereiche der internen Meldestelle<\/h3>\n
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So arbeitet die interne Meldestelle nach einem Hinweiseingang<\/h3>\n
Anforderungen an die interne Meldestelle<\/h3>\n
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K\u00f6nnen Sie die interne Meldestelle auslagern?<\/h2>\n