Augen auf, wenn Ihre E-Mail-Nachricht mehr als einen Empf\u00e4nger hat! DSGVO-Verst\u00f6\u00dfe beim E-Mail-Verteiler k\u00f6nnen jedem passieren. Dem erfahrenen Mitarbeiter genauso wie dem Praktikanten. Dabei ist diese Panne leicht zu vermeiden. Lesen Sie hier, wie Sie f\u00fcr Datenschutz im E-Mail-Verteiler sorgen!<\/p>\n
Grunds\u00e4tzlich gilt: Wollen Sie im beruflichen Kontext eine E-Mail an mehrere Empf\u00e4nger versenden, ist das CC-Feld meist tabu. Jeder Empf\u00e4nger w\u00fcrde sonst die Adressdaten aller anderen Empf\u00e4nger sehen \u2013 und das verst\u00f6\u00dft gegen die DSGVO<\/a>. Einen solchen Datenschutzvorfall m\u00fcsste der Verantwortliche nun der Aufsichtsbeh\u00f6rde melden, und das kann ein gewaltiges Hin und Her nach sich ziehen. F\u00fcr einen datenschutzkonformen E-Mail-Verteiler ist deshalb das BCC-Feld in der Regel die korrekte Option.<\/p>\n Bei E-Mails an einen gr\u00f6\u00dferen Empf\u00e4ngerkreis soll es oft schnell gehen. Gerne wird zuerst geklickt und dann gedacht. Leider ist es dann zu sp\u00e4t. Und mit der Outlook-R\u00fcckholfunktion machen Sie alles nur noch schlimmer.<\/p>\n Schaffen Sie f\u00fcr den Datenschutz beim E-Mail-Verteiler also verbindliche Regelungen, z.B.: Sobald eine E-Mail an mehr als zehn Empf\u00e4nger verschickt werden soll, muss vor dem Versand ein Kollege die E-Mail pr\u00fcfen. Oft steckt man doch so tief in der Aufgabe, dass einem eigentlich offensichtliche Fehler nicht auffallen.<\/p>\n Technisch sollte der E-Mail-Versand<\/a> so konfiguriert sein, dass Nachrichten gar nicht erst an einen gr\u00f6\u00dferen Kreis von Kontakten aus dem E-Mail-Verteiler verschickt werden kann. Hei\u00dft: Im Sinne des Datenschutzes darf nur das BCC-Feld Ihrer E-Mail mehrere Adressen enthalten.<\/p>\n Wenn mit dem Standard-Mail-Programm keine Massenmails verschickt werden k\u00f6nnen, m\u00fcssen alle Besch\u00e4ftigten auf die Programme zur\u00fcckgreifen, die daf\u00fcr vorgesehen sind. Spezielle Softwarel\u00f6sungen f\u00fcr den Newsletter-Versand wie Mailchimp oder CleverReach bieten einen datenschutzkonformen E-Mail-Verteiler. Durch Nutzung dieser Programme reduzieren Sie nicht nur die Gefahr einer Datenschutzpanne<\/a> durch Massensendungen an den gesamten E-Mail-Verteiler. Sie laufen auch nicht Gefahr, dass Ihre gesch\u00e4ftliche E-Mail-Adresse unter Spam-Verdacht ger\u00e4t.<\/p>\n Ist bei Ihnen das 4-Augen-Prinzip keine Option und die technische Konfiguration des Mail-Programms auch nicht m\u00f6glich, bleibt nur \u2013 die Sinne zu sch\u00e4rfen. Das oberste Gebot f\u00fcr einen datenschutzkonformen E-Mail-Verteiler lautet \u201eErst denken, dann klicken\u201c. In das BCC-Feld geh\u00f6ren:<\/p>\n Wenn eine Mail an viele Adressaten zugleich gehen soll, gibt es drei Varianten:<\/p>\n Variante 1 und Variante 2 eigenen sich nur dann, wenn die Empf\u00e4nger sich kennen und z.B. am gleichen Projekt arbeiten oder die Empf\u00e4nger untereinander wissen m\u00fcssen, wer die Nachricht alles erhalten hat. Bei diesen Varianten besteht auch immer die Gefahr, dass durch die \u201eAllen Antworten\u201c-Funktion die Empf\u00e4nger mit E-Mails \u00fcberschwemmt werden. Also am besten Finger weg bei Variante 1 und Variante 2.<\/p>\n Variante 3 ist datenschutztechnisch die richtige Art des Versands an einen gr\u00f6\u00dferen E-Mail-Verteiler, wenn der Versand durch ein Spezialprogramm nicht m\u00f6glich ist.<\/p>\n Am Ende des Tages muss der Chef f\u00fcr die Datenpanne<\/a> geradestehen. Allerdings schauen sich die Aufsichtsbeh\u00f6rden auch genau an, wer da geklickt hat. Und wenn der Mitarbeiter, trotz Schulung, Richtlinien und klaren Vorgaben, Ausl\u00f6ser des Fehlversands war, muss auch er mit einem Bu\u00dfgeld<\/a> rechnen. Der Vier-Augen-Check und ein wacher Blick beim Anlegen der Empf\u00e4nger sind deshalb die wichtigsten Schritte, um den Datenschutz im E-Mail-Verteiler einzuhalten.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Augen auf, wenn Ihre E-Mail-Nachricht mehr als einen Empf\u00e4nger hat! DSGVO-Verst\u00f6\u00dfe beim E-Mail-Verteiler k\u00f6nnen jedem passieren. Dem erfahrenen Mitarbeiter genauso wie dem Praktikanten. Dabei ist diese Panne leicht zu vermeiden. 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Newsletter und Co. aus Datenschutzgr\u00fcnden nur \u00fcber spezielle Programme versenden<\/h2>\n
Beim Datenschutz im E-Mail-Verteiler gilt: Erst denken \u2013 dann klicken<\/h2>\n
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Drei Varianten des Mailversands<\/h2>\n
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Wer haftet und wer bezahlt das Bu\u00dfgeld bei Datenschutzpannen per Mail?<\/h2>\n