Kündigung! Was müssen Sie beachten wenn der Mitarbeiter im Homeoffice arbeitet.

Die Einschränkungen durch die Corona-Pandemie sind bei uns allen zu spüren. Der gewohnte Arbeitsplatz ist plötzlich nicht mehr das Büro, sondern das Homeoffice – der Gesprächspartner in der Pause nicht mehr der Kollege sondern der Ehepartner oder der Nachbar .

Durch die Telearbeit sind Daten, Informationen eventuell sogar Geschäftsgeheimnisse plötzlich nicht mehr sicher in der Firma verwahrt sondern lagern am heimischen Küchentisch des Mitarbeiters. Die bisherigen technischen- und organisatorischen Maßnahmen zur Vertraulichkeit greifen nicht mehr zu 100%.

Whitepaper Homoffice mit Tipps & Empfehlungen

Bereits in meinem Whitepaper zur sicheren Telearbeit habe ich Tipps und Handlungsempfehlungen gegeben, wie Sie Homeoffice-Arbeitsplätze sicher und datenschutzkonform organisieren und vertraglich regeln können.

Nun, da die Einschränkungen immer noch andauern, kommt die nächste Herausforderung auf Unternehmer zu. Nach der Kurzarbeit bleibt oft keine andere Möglichkeit, als die betriebsbedingte Kündigung.

Treffen Sie klare Regeln für das Ausscheiden eines Mitarbeiters. Rechtzeitig!

So bitter dies für alle Beteiligten ist, müssen die Verantwortlichen hier Regeln treffen. Und zwar schon heute. Wurde es versäumt für personenbezogene Daten und sensible Betriebsinformationen klare Aufbewahrungs- und Speicherregelungen zu treffen – hat der Verantwortliche, spätestens nach erfolgter Kündigung, ein Problem.

Checkliste – Haben Sie an alles gedacht?

Geben Sie jetzt verbindliche Richtlinien vor, nach dem der Mitarbeiter ausgeschieden ist, kann es schwer werden sofort wieder an die Daten zu kommen. Was Sie regeln sollten:

  1. Private Nutzung von betrieblichen Endgeräten
  2. Nutzung privater Endgeräte für betriebliche Zwecke
  3. Technische- und Organisatorische Maßnahmen im Homeoffice
  4. Regelungen zur Speicherung von betrieblichen Daten
  5. Regelungen zur Aufbewahrung von Papierakten
  6. Regelungen zur Videotelefonie, Online-Meetings und sonstiger Kommunikation
  7. Regelungen zum Drucken, Kopieren und Faxen im Homeoffice
  8. Zutrittsreglungen soweit nicht in Punkt 3 bereits definiert
  9. Regelungen für den Einsatz von Collaboration-Werkzeugen wie z.B. Microsoft Teams
  10. Regelungen bei plötzlicher Abwesenheit / Ausscheiden aus dem Betrieb

Was tun mit den E-Mails von ausgeschiedenen Mitarbeitern?

Gibt es eine Betriebsvereinbarung zu diesem Thema – greifen diese Regelungen. Eventuell können Sie auch im Rahmen eines Aufhebungsvertrages das Vorgehen explizit regeln.

Aber was ist, wenn es an Beidem fehlt? Vielleicht lässt sich noch über eine einvernehmliche Regelung reden. Aber manchmal erscheint das kaum vorstellbar, etwa nach einer fristlosen Kündigung.

Schließung des Mail-Accounts

Zunächst zu der Frage, wie lange ein Mail-Account noch bestehen darf. Etwa drei Monate nach dem Ausscheiden sollte er nach Auffassung des BayLDA geschlossen werden. Der Grund: Danach ist nicht mehr damit zu rechnen, dass noch Mails an den ausgeschiedenen Mitarbeiter eingehen. Eine ausdrückliche gesetzliche Regelung dazu gibt es aber nicht.

Haben Sie die private Nutzung erlaubt oder geduldet?

Wenn Sie die Regel getroffen haben, dass das geschäftliche E-Mail-Konto nicht für den privaten Gebrauch genutzt werden darf UND Sie dies auch tatsächlich kontrolliert, sprich durchgesetzt haben. Dann haben Sie freie Hand. Sie können die eingehenden E-Mails des ausgeschiedenen Mitarbeiters an Kollegen weiterleiten lassen. Wenn Sie allerdings die private Nutzung, zwar verboten haben, aber letztendlich in der Praxis duldeten, dürfen Sie das E-Mail-Postfach des ausgeschiedenen Mitarbeiters nicht einsehen oder weiterleiten. Dann gilt für Sie das Fernmeldegeheimnis. Dazu später mehr.

Nachrichten von Absendern, die nicht wissen, dass die private Nutzung verboten ist, oder denen das egal ist könnten natürlich trotzdem im Postfach landen. Diese Nachricht wird dann einfach gelöscht, sobald erkannt wird, dass es sich um eine private E-Mail handelt.

Private Nutzung war erlaubt?

Das Postfach gehört nun nicht mehr der Firma, sondern dem betroffenen Mitarbeiter. Ohne seine Einwilligung dürfen Sie weder Mails weiterleiten noch überhaupt Einsicht in das Postfach nehmen. Auch löschen von Nachrichten ist tabu. Das gilt auch für Ihren Administrator und es gilt grundsätzlich auch für Spam.

Im Ergebnis heißt das, der Account ist blockiert und im schlimmsten Fall kommen Sie noch nicht einmal an wichtige Informationen heran.

Bedingungen für die private Nutzung

Wenn Sie unter diesen Voraussetzungen die private E-Mail-Kommunikation erlauben möchten, empfehle ich Ihnen dies unter folgenden Bedingungen zu gewähren:

Bedingung 1: Der Arbeitnehmer erklärt sich damit einverstanden, dass Mails, die nach seinem Ausscheiden eingehen, an einen anderen Mitarbeiter weitergeleitet werden.

Bedingung 2: Er ist außerdem damit einverstanden, dass dieser andere Mitarbeiter den Betreff und den Absender aller eingehenden Mails prüft. Hat eine Mail danach erkennbar privaten Charakter, öffnet er sie nicht. Je nach Vereinbarung löscht er sie oder leitet sie an den ausgeschiedenen Mitarbeiter weiter.

Wie ist es mit dem privaten Smartphone des Mitarbeiters?

Aufgrund des Fernmeldegeheimnisses und den daraus resultierenden beschränkten Zugriffsmöglichkeiten des Arbeitgebers auf das Postfach, wird die private Kommunikation in vielen Unternehmen untersagt.

Viele Mitarbeiter haben ohnehin ständig ihr privates Smartphone dabei. Private Mails schreiben sie von dort aus. Mit den Inhalten solcher Mails hat der Arbeitgeber nichts zu tun. Datenschutzprobleme gibt es keine.

Während der Pandemie ist vieles anders!

Gerade aktuell ist es in der Praxis aber nun so, dass Mitarbeiter vom privaten Smartphone aus geschäftliche Nachrichten versenden. Das müssen Sie unbedingt regeln mit einer sogenannten BYOD-Richtlinie (BYOD = Bring you own device / Nutze Dein eigenes Endgerät)

Sie haben sonst nicht nur ein Problem mit dem Datenschutz – Sie verlieren eventuell viel Geld, wenn die Kundendatenbank an den Wettbewerb verkauft wird.

Kleinstunternehmen benötigen auch Spielregeln für die Mitarbeiter

Gerade Kleinstunternehmen, die existenzielle Sorgen umtreiben, können jetzt nicht anfangen Richtlinien aufzusetzen und Mitarbeiter tiefgründig zu schulen – dieses Argument höre ich immer wieder. Dafür habe ich vollstes Verständnis.

Aber auch hier können einfache Spielregeln umgesetzt werden. Es wäre doch ärgerlich, wenn der Betrieb zwar die Corona-Krise überlebt – danach aber schließen muss, weil die Wettbewerbsfähigkeit in der digitalen Welt nicht mehr gegeben ist.

Wenn Ihre Mitarbeiter das private Handy betrieblich nutzen, dann mit der Einschränkung ausschließlich Telefonate zu führen und einfache Terminvereinbarungen. Keine Speicherung sensibler Daten und keine Speicherung personenbezogener Daten, die über Name, Vorname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse hinaus gehen.

Fazit:

Regeln Sie in guten Zeiten alles notwendige – damit Sie in schlechten Zeiten nicht „nackt“ dastehen. Und unterschätzen Sie die organisatorischen Aufwendungen für einen Telearbeitsplatz nicht.

Achim Barth

bdatenschutz, DSGVO, homeoffice

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