Der Einsatz von Microsoft 365 Copilot revolutioniert die Arbeitsweise in Unternehmen. Die KI-gestützte Assistenten-Technologie verspricht mehr Effizienz, Automatisierung und Produktivitätssteigerungen. Doch wo Chancen sind, lauern auch Risiken – insbesondere im Bereich Datenschutz und Compliance.
Was Unternehmen jetzt wissen müssen: Mit der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und der neuen KI-Verordnung der EU (KI-VO) stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Copilot rechtskonform zu nutzen. Fehlende Maßnahmen können zu hohen Bußgeldern, Datenlecks oder rechtlichen Konsequenzen führen.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie Microsoft 365 Copilot DSGVO- und KI-VO-konform einsetzen – inklusive Checklisten für Datenschutzkoordinatoren und Verantwortliche.
Warum ist Datenschutz bei Copilot so wichtig?
Copilot greift auf Unternehmensdaten zu, verarbeitet sie in der Cloud und nutzt künstliche Intelligenz, um Inhalte zu generieren. Dabei entstehen potenzielle Datenschutzrisiken, etwa:
- Unbefugte Datenzugriffe durch fehlende Zugriffsrechte.
- Datenverarbeitung außerhalb der EU, was gegen DSGVO-Vorgaben verstoßen kann.
- Unkontrollierte Weitergabe an Drittdienste, z. B. durch die Bing-Integration.
- Automatisierte Entscheidungen, die unter die neue EU-KI-Verordnung fallen.
Ein fehlendes Datenschutzkonzept kann dazu führen, dass personenbezogene Daten unkontrolliert verarbeitet werden, was ein erhebliches Risiko für Unternehmen und deren Kunden darstellt.
DSGVO-Anforderungen für Microsoft 365 Copilot
1. Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchführen
Da Copilot personenbezogene Daten verarbeitet und potenziell ein hohes Risiko birgt, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO zu empfehlen.
To-Do:
- Risiken für personenbezogene Daten bewerten.
- Maßnahmen zur Datensicherheit und Zugriffsbeschränkung festlegen.
- Dokumentation der DSFA für Datenschutzbehörden bereithalten.
2. Datenklassifizierung & Zugriffskontrolle
Copilot sollte nur auf Daten zugreifen, für die eine Berechtigung besteht.
To-Do:
- Daten nach Sensibilität und Verwendungszweck klassifizieren.
- Need-to-Know-Prinzip umsetzen (nur relevante Nutzer haben Zugriff).
- Nutzung von Microsoft Purview zur Klassifizierung und Schutz sensibler Daten.
3️. Vertragliche Absicherung: Auftragsverarbeitung & Drittlandübermittlungen
Microsoft agiert als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
To-Do:
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit Microsoft abschließen.
- EU Data Boundary nutzen, um Daten in der EU zu halten.
- Falls Drittlandübertragungen unvermeidlich sind: Standardvertragsklauseln (SCCs) und sonstige Zertifizierungen mit Microsoft prüfen.
4. Transparenz & Betroffenenrechte sicherstellen
Mitarbeiter und Kunden müssen wissen, wie ihre Daten verarbeitet werden.
To-Do:
- Informationen zur Datenverarbeitung bereitstellen (Art. 13, 14 DSGVO).
- Möglichkeit zur Datenkorrektur oder -löschung sicherstellen.
5. Technische Schutzmaßnahmen umsetzen
To-Do:
- Bing-Integration deaktivieren, um Datenabflüsse zu vermeiden.
- Auditierung & Logging aktivieren, um nachvollziehen zu können, wer auf welche Daten zugreift.
- Sichere Authentifizierung (z. B. MFA – Multi-Faktor-Authentifizierung) verpflichtend machen.
KI-Verordnung: Was Unternehmen zusätzlich beachten müssen
Die EU-KI-Verordnung (KI-VO) ist 2024 verabschiedet worden und enthält neue rechtliche Anforderungen für KI-Systeme.
1. Hochrisiko-KI oder nicht? – Einstufung prüfen
Microsoft Copilot kann als Hochrisiko-KI gelten, wenn es für:
- Automatisierte Personalentscheidungen (z. B. Bewerbungsmanagement)
- Automatische Kundenbewertungen oder Kreditvergabe
- Arbeitsplatzüberwachung
genutzt wird.
Falls Copilot unter Hochrisiko-KI fällt → zusätzliche Dokumentations- & Prüfpflichten nach der KI-VO!
2. Risikomanagement & Bias-Tests (Art. 9 KI-VO)
To-Do:
- Bias-Tests durchführen, um Diskriminierung zu vermeiden.
- Protokollierung von KI-Entscheidungen aktivieren.
3. Transparenzpflichten (Art. 52 KI-VO)
To-Do:
- Nutzer müssen darüber informiert werden, dass sie mit einer KI interagieren.
- Erklärung der Funktionsweise von Copilot bereitstellen.
4. Menschenzentrierte Aufsicht sicherstellen (Art. 14 KI-VO)
To-Do:
- Mensch-in-der-Schleife-Prinzip umsetzen, wenn Copilot für kritische Entscheidungen genutzt wird.
- Mechanismen für Fehlerkorrekturen & menschliche Kontrolle implementieren.
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