Texte schreiben lassen, Bewerbungen vorsortieren, Kundendaten analysieren – Künstliche Intelligenz (KI) ist längst im Büroalltag angekommen. Doch viele Unternehmen nutzen KI-Tools wie ChatGPT, Copilot oder Midjourney ohne klare Regeln. Die Frage, ob das datenschutzrechtlich überhaupt erlaubt ist, wird häufig übersehen – mit potenziell fatalen Folgen. Dieser Artikel beleuchtet die rechtlichen Fallstricke und zeigt, was Unternehmen beim Einsatz von KI unbedingt beachten müssen.
1. KI-Tools: Effizienz trifft Unsicherheit
KI kann Prozesse beschleunigen, Entscheidungen unterstützen und Routinearbeiten automatisieren. Doch hinter den praktischen Vorteilen verbergen sich zentrale Herausforderungen:
- Woher stammen die Daten, die das System verarbeitet?
- Welche personenbezogenen Informationen fließen in die Tools ein?
- Was passiert mit den eingegebenen Inhalten – und wo landen sie?
- Gibt es eine manuelle Kontrollmöglichkeit?
Gerade bei kostenlosen Cloud-Diensten besteht das Risiko, dass Daten außerhalb der EU verarbeitet oder für Trainingszwecke verwendet werden – ohne Rückmeldung an den Nutzer.
2. Was Unternehmen wissen müssen
Nach DSGVO und künftig auch nach der EU-KI-Verordnung gilt:
- Die Nutzung von KI-Systemen muss dokumentiert, nachvollziehbar und rechtlich zulässig sein.
- Es braucht eine klare Zweckbindung und Transparenz gegenüber betroffenen Personen.
- Sensible Daten (z. B. Gesundheits- oder Mitarbeiterdaten) dürfen nicht ohne ausdrückliche Rechtsgrundlage oder Einwilligung verarbeitet werden.
- Der Einsatz muss technisch abgesichert sein – insbesondere, wenn externe Plattformen genutzt werden.
Fazit: Wer einfach „drauflos nutzt“, riskiert Bußgelder und Reputationsschäden.
3. Checkliste: Wann darf ich ein KI-Tool einsetzen?
- Liegt ein klarer Zweck vor?
- Werden keine sensiblen oder personenbezogenen Daten eingegeben?
- Besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter?
- Wird das Tool dokumentiert und regelmäßig bewertet?
- Gibt es interne Richtlinien für den Einsatz?
Wenn Sie eine dieser Fragen mit „Nein“ beantworten müssen, sollten Sie das Tool nicht oder nur mit klaren Einschränkungen einsetzen.
4. So hilft Barth Datenschutz beim sicheren KI-Einsatz
Achim Barth und sein Team unterstützen Unternehmen dabei, den Einsatz von KI datenschutzkonform und strategisch sinnvoll zu gestalten. Ob im Rahmen eines Workshops, einer Compliance-Schulung oder durch individuelle Begleitung – Sie erhalten keine graue Theorie, sondern klare Leitplanken für die Praxis.
Fazit: KI braucht Regeln – sonst wird sie zum Risiko
Künstliche Intelligenz ist ein mächtiges Werkzeug – aber sie ersetzt keine juristische oder ethische Verantwortung. Wer sie professionell einsetzen will, muss vorher klären, was erlaubt ist – und was nicht. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, Richtlinien zu schaffen und Mitarbeitende zu sensibilisieren.
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