Immobilienmakler vermitteln zwischen Immobilieneigentümern und Interessenten. Damit sie ihr Daily Business erfüllen können, kommen sie um die Verarbeitung personenbezogener Daten gar nicht herum. Datenschutz muss deshalb auch bei Immobilienmaklern großgeschrieben werden. Worauf es ankommt, lesen Sie in diesem Beitrag.
Name, Anschrift, Einkommensverhältnisse? Der Datenschutz regelt, was Immobilienmakler abfragen dürfen
Auch wenn viele Vermieter (besonders private) Vermieter gerne sehr genau wissen würden, wer sich für das Objekt interessiert, dürfen Makler nicht eine ganze Reihe von Informationen abfragen. Denn überwiegend handelt es sich dabei um personenbezogene Daten – und genau die werden von der DSGVO geschützt.
Es kommt bei der Datenabfrage immer darauf an, in welcher Phase des Miet- bzw. Kaufprozesses sich Interessenten befinden.
Phase 1: Kontaktaufnahme und Besichtigungstermin
Bei diesem eher unverbindlichen Termin dürfen Immobilienmakler zur Wahrung des Datenschutzes nur sehr wenige Informationen abfragen.
Phase 2: Weiterer Termin vor Vertragsabschluss und Interessensbekundung
In der zweiten Phase ist die rechtliche Grundlage (vgl. Art. 6 DSGVO) für das Erheben personenbezogener Daten ganz klar gegeben: Es geht hier um die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Der Datenschutz erlaubt es Immobilienmakler deshalb, detailliertere Informationen abzufragen.
Phase 3: Vertragsabschluss
Erst jetzt können Nachweise zum zuvor angegebenen Einkommen oder zur Bonität eingefordert werden.
Achtung, Datenschutzfalle: Immobilienmakler dürfen hier nicht die gesamte SCHUFA-Auskunft verlangen! Diese enthält nämlich zahlreiche weitere Daten, die für den Miet- oder Kaufprozess völlig irrelevant sind. Damit Immobilienmakler und Vermieter keinen Einblick in diese Daten erhalten, brauchen Mieter nur den SCHUFA-Score vorzulegen.
Der Datenschutz gilt auch während der Besichtigung
Datenschutz gilt nicht nur auf dem Papier, sondern auch bei Besichtigungsterminen, die Immobilienmakler mit Interessenten durchführen. Heißt:
- Sie sollten sichergehen (ganz klar), dass Interessenten während des Termins nicht die persönlichen Gegenstände und Unterlagen des aktuellen Mieters/Eigentümers durchwühlen. Zum Datenschutz zählt schließlich auch die Privatsphäre.
- Immobilienmakler dürfen keine Fotos des Objekts ins Internet stellen oder verbreiten, auf denen Betrachter Einblicke in persönliche Angelegenheiten erhalten.
- Was während einer Besichtigung vorfällt oder in Objekten gesehen wird, ist kein Thema für Gespräche im Freundeskreis.
Immobilienmakler können hier den gesunden Menschenverstand als Basis für Datenschutz betrachten.
Was sind häufige Datenschutzfallen für Immobilienmakler?
Rollen wir das Feld zuletzt noch einmal von der praktischen Seite auf. Wie in jeder Branche gibt es auch hier typische Datenschutzfallen, in die Immobilienmakler hineintappen können. Ohne es zu wissen – ohne es zu beabsichtigen. Achten Sie deshalb in Ihrer täglichen Arbeit auf diese Stolperdrähte:
Falle Nr. 1: Für die Hausbesichtigung haben Sie einen Fragekatalog entwickelt. Dabei stellen Sie auch Fragen zum Einkommen und den wirtschaftlichen Verhältnissen. Dafür gibt es keine Rechtsgrundlage in dieser Vermittlungsphase, wie Sie weiter oben bereits gelesen haben.
Falle Nr. 2: Ihr Buchungsformular für Mietinteressenten ist gespickt von Einwilligungshaken und Datenfeldern, die der Interessent anhaken bzw. ausfüllen muss, um einen Termin zu vereinbaren. Einer der Grundsätze der DSGVO lautet: So wenig Daten wie möglich erheben. Interessenten sollten maximal Ihren AGB zustimmen und die Datenschutzhinweise lesen können, um den Termin zu vereinbaren. Und bei der Datenabfrage gilt an dieser Stelle: Nur die Informationen, die Sie zum Vereinbaren des Termins benötigen. Das sind im Grunde nur der Name, eventuell das Unternehmen und eine Kontaktmöglichkeit.
Falle Nr. 3: Ein Mietinteressent erhält keinen Zuschlag. Ohne weitere Information senden Sie ihm Ihren monatlichen Newsletter per E-Mail zu. Gängige Praxis? Ein Verstoß gegen das Wettbewerbsrecht und datenschutzmäßig ein Ritt auf der Rasierklinge!
Wer in Ihrem E-Mail-Verteiler landet, darf nur die E-Mails bekommen, für die er sich explizit angemeldet hat. Der Newsletter darf also nur folgen, wenn ein Interessent dazu anfangs freiwillig und aktiv einen Haken gesetzt hat oder sich später dazu angemeldet hat.
Fazit: Datenschutz bitte ernstnehmen
Angesichts der hohen Bußgelder und der persönlichen Folgen für Betroffene, die sich aus Datenschutzpannen ergeben, sollten auch Immobilienmakler den Datenschutz als selbstverständlich betrachten. Dabei sollten Sie sich nicht nur vorsorglich um Datenschutz bemühen, sondern auch einen Plan für den Notfall zurechtlegen. Was ist von wem zu tun, wenn es eine Panne gibt? Achten Sie auch auf Ihre Dokumentationspflichten. So können Sie Aufsichtsbehörden schnell und unkompliziert nachweisen, dass Sie Ihre Pflichten laut DSGVO einhalten.
Die wichtigsten Tipps, eine Checkliste sowie eine Zusammenstellung der zugrundeliegenden Artikel der DSGVO können Sie sich im Kasten am Ende dieses Beitrags kostenlos herunterladen. In meinem Shop können Sie zudem eine Onlineunterweisung zu den Datenschutz-Grundlagen für Immobilienmakler buchen. Gehen Sie auf Nummer Sicher und prüfen Sie Ihre Maßnahmen – Vorsicht ist besser als teure Bußgelder!
