Meldestellen-Beauftragter
für Ihr Unternehmen

Meldestellen-Beauftragter2024-02-21T06:53:52+01:00

Wir sind Ihre interne Meldestelle

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Unternehmen und Organisationen, eine interne Meldestelle für Hinweisgeber bzw. Whistleblower einzurichten. Unternehmen können für ihr Melde- und Hinweisgebersystem unabhängige Dritte als interne Meldestelle (Ombudsmann) beauftragen. Da die Ombudsstelle eine unabhängige, neutrale Person sein muss, ist die Beauftragung einer fachkundigen externen Person zu empfehlen. Ab welcher Unternehmensgröße eine Meldestelle in Unternehmen eingerichtet werden muss, was eine Meldestelle ist und wie Sie das HinSchG erfüllen, lesen Sie in den FAQs zum Hinweisgeberschutzgesetz.

Gerne unterstütze ich Sie mit verschiedenen Leistungspaketen als externer Meldestellen-Beauftragter und helfe Ihnen so, das Hinweisgeberschutzgesetz zu erfüllen.

Zum aktuellen Stand – Interview bei „Radio Rhein FM“

Wie sieht die Zusammenarbeit aus?

  1. Sie geben mir den Auftrag für den Betrieb Ihrer internen Meldestelle als Meldestellen-Beauftragter. Damit erfüllen Sie die gesetzliche Pflicht zum Einrichten einer internen Meldestelle für Hinweisgeber gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
  2. Ich individualisiere und integriere das elektronische Hinweisgebersystem und stelle alle benötigen Unterlagen zur Verfügung. Im Grunde erhalten Sie ein auf Ihr Unternehmen angepasstes Konzept für das Hinweisgebersystem, Betriebsvereinbarungen, Datenschutz-Informationen sowie eine umfassende Beratung zum Hinweisgeberschutzgesetz.
  3. Interne Ressourcen wie Datenschutz-Beauftragter, Compliance-Abteilung oder Informationssicherheits-Beauftragter erhalten Unterstützung.
  4. Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter erhalten eine Online-Unterweisung zum Hinweisgebersystem und Compliance allgemein.
  5. Sobald ein Hinweis eingeht, führe ich eine Plausibilitätsprüfung (sachlicher Anwendungsbereich des Gesetzes, Ernsthaftigkeit und Verwertbarkeit) durch und bestätige dem Hinweisgeber innerhalb der gesetzlichen Frist den Eingang seiner Meldung.
  6. Sie erhalten eine Information über den Eingang der Meldung und das vorläufige Prüfergebnis.
  7. Unter Wahrung der Vertraulichkeit und der gesetzlichen Fristen kommuniziere ich mit dem Hinweisgeber.
  8. Mit regelmäßigen Berichten informiere ich Sie über meine Arbeit.
  9. Optional: Ich unterstütze Sie bei den internen Ermittlungen und berate Sie zum weiteren Vorgehen. Sie können mich dazu separat nach Eingang einer internen Meldung beauftragen.
  10. Optional: Wenn Sie gemäß dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) verpflichtet sind, die Anforderungen zu erfüllen, können wir das Hinweisgebersystem erweitern und einen Meldekanal (Beschwerdemechanismus) für das Lieferkettengesetz bereitstellen.

Holen Sie sich jetzt ein Angebot ein oder vereinbaren Sie ein persönliches Beratungsgespräch!

Leistungspakete

Details S M L

Unternehmen, die ausschließlich eine Software-Lösung wünschen und die Meldestelle mit eigenem Personal betreiben

Prüfung eingehender Meldungen (sachlich, Plausibilität)

Eigenes CI, interne Kommunikation bei der Fallbearbeitung

Preis

ab 99,00 € pro Monat*

ab 150,00 € pro Monat*

ab 250,00 € pro Monat*

+Einführungsprojekt und Einrichtung

500 €**

500 €**

1.500 €**

Individualisierung des elektronischen Hinweisgeberportals und Einrichtung des Meldekanals
Projektplanung und Durchführung
Erstellung der internen Unternehmensrichtlinie
Schulung der Führungskräfte (vor Ort oder Online)
Online-Schulung der Beschäftigten (über Lernplattform)
Kommunikation mit internen Anspruchsgruppen (DSB, ISB, Legal, Betriebsrat)
Elektronisches Hinweisgeberportal
+Dienstleistung Betrieb der internen Meldestelle gemäß §12 HinSchG
Betreuung eines elektronischen Hinweisgeberportals 24/7
Anonymität für Hinweisgeber
Erfüllung der Aufgaben gemäß §17 HinSchG
Entgegennahme von eingehenden Hinweisen und neutrale Bewertung (sachlicher Anwendungsbereich gemäß §2 HinSchG)
Kommunikation mit den Hinweisgebern und ggf. Zeugen
Prüfen der Stichhaltigkeit der eingegangen Meldungen
Einhaltung der gesetzlichen Fristen nach Eingang des Hinweises
Dokumentation der Meldung gemäß §11 HinSchG
Kommunikation mit internen Stellen
Abschlussbericht
regelmaßiges allgemeines Reporting (Tätigkeitsbericht)
Folgemaßnahmen der internen Meldestelle gemäß §18 HinSchG
Sie bleiben stets informiert über Gesetze und Urteile
+Optionale Leistungen
Interne Ermittlungen / Unterstützung interner Abteilung nach eingegangenen Hinweisen
Erweiterung des Meldekanals zur Erfüllung der Pflichten aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Bereitstellung telefonischer Meldekanal
Mitwirkung bei der Erstellung einer Betriebsvereinbarung
zusätzlich Übernahme der Funktion des externen Datenschutzbeauftragten
Erstellen einer Datenschutzfolgenabschätzung und der notwendigen Datenschutzdokumentation für den Betrieb der Meldestelle (Verzeichnis technischer Datenschutz, Informationspflichten, Datenschutzkonzept)

Leistungspakete

Details S M L

Unternehmen, die ausschließlich eine Software-Lösung wünschen und die Meldestelle mit eigenem Personal betreiben

Prüfung eingehender Meldungen (sachlich, Plausibilität)

Eigenes CI, interne Kommunikation bei der Fallbearbeitung

Preis

ab 99,00 € pro Monat*

ab 150,00 € pro Monat*

ab 250,00 € pro Monat*

+Einführungsprojekt und Einrichtung

500 €**

500 €**

1.500 €**

Individualisierung des elektronischen Hinweisgeberportals und Einrichtung des Meldekanals
Projektplanung und Durchführung
Erstellung der internen Unternehmensrichtlinie
Schulung der Führungskräfte (vor Ort oder Online)
Online-Schulung der Beschäftigten (über Lernplattform)
Kommunikation mit internen Anspruchsgruppen (DSB, ISB, Legal, Betriebsrat)
Elektronisches Hinweisgeberportal
+Dienstleistung Betrieb der internen Meldestelle gemäß §12 HinSchG
Betreuung eines elektronischen Hinweisgeberportals 24/7
Anonymität für Hinweisgeber
Erfüllung der Aufgaben gemäß §17 HinSchG
Entgegennahme von eingehenden Hinweisen und neutrale Bewertung (sachlicher Anwendungsbereich gemäß §2 HinSchG)
Kommunikation mit den Hinweisgebern und ggf. Zeugen
Prüfen der Stichhaltigkeit der eingegangen Meldungen
Einhaltung der gesetzlichen Fristen nach Eingang des Hinweises
Dokumentation der Meldung gemäß §11 HinSchG
Kommunikation mit internen Stellen
Abschlussbericht
regelmaßiges allgemeines Reporting (Tätigkeitsbericht)
Folgemaßnahmen der internen Meldestelle gemäß §18 HinSchG
Sie bleiben stets informiert über Gesetze und Urteile
+Optionale Leistungen
Interne Ermittlungen / Unterstützung interner Abteilung nach eingegangenen Hinweisen
Erweiterung des Meldekanals zur Erfüllung der Pflichten aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Bereitstellung telefonischer Meldekanal
Mitwirkung bei der Erstellung einer Betriebsvereinbarung
zusätzlich Übernahme der Funktion des externen Datenschutzbeauftragten
Erstellen einer Datenschutzfolgenabschätzung und der notwendigen Datenschutzdokumentation für den Betrieb der Meldestelle (Verzeichnis technischer Datenschutz, Informationspflichten, Datenschutzkonzept)
Angebot einholen Angebot einholen Angebot einholen

Mit einem gelben Haken markierte Leistungen können Sie optional hinzubuchen.

* Mit dem Kauf des jeweiligen Pakets fällt die einmalige Einführungspauschale an. Für den Betrieb und Sicherstellung der internen Meldestelle und der Dienstleistung des Meldestellenbeauftragten zahlen Sie darüber hinaus eine monatliche Pauschale. Preise exkl. MwSt. Die Laufzeit beträgt 24 Monate. Sie können mit einer Frist von 3 Monaten zum Vertragsende kündigen. Wenn Sie nicht kündigen, verlängert sich die Laufzeit erneut um 24 Monate.
** Einführungsprojekt und Einrichtung fallen einmalig zu Beginn an.

Bereits überzeugt:

Clemens Koch

Geschäftsführer ckDIALOG

Clemens Koch

Barth Datenschutz GmbH betreut uns als Dialog Marketing Agentur seit letztem Jahr. Wir wurden Schritt für Schritt in die digitalen und effizienten Abläufe integriert und konnten dadurch sehr kurzfristig vom Barth Datenschutz Know-how profitieren. Kurzfristige Anfragen und Bitte um Unterstützung werden außerhalb des vereinbarten Fahrplans schnell und kompetent abgearbeitet. Wir fühlen uns sehr gut aufgehoben bei Barth Datenschutz und können Achim Barth jederzeit als zuverlässigen Experten empfehlen.

Annette Krüger

Steuerberaterin

Annette Krüger

Wir arbeiten seit Jahren mit Barth Datenschutz GmbH zusammen. Da sich auch im Datenschutz ständig Änderungen ergeben, habe ich das Seminar Datenschutz am 30.1.2024 besucht und war wieder überrascht, wie kurzweilig das Thema von Herrn Barth vermittelt wurde. Ich kann den Besuch des Seminars abolut empfehlen!

Jürgen Mussinger

Finanzberater

Jürgen Mussinger

Beim Seminar DSGVO richtig umsetzen wurden endlich klare Richtlinien für die Umsetzung der DSGVO erläutert. Dies in einer kurzweiligen und unterhaltsamen Form, was Herrn Barth zusätzlich auszeichnet.
Das Seminar ist für jeden Unternehmer unbedingt empfehlenswert.

Kevin Dolz

Remstalwerbung Bätz

Kevin Dolz

Das Seminar „DSGVO richtig umsetzen“ hat unsere Erwartungen weit übertroffen. Durch die Verwendung lebhafter Visualisierungen, ein wenig Humor und konkrete Beispiele aus der Praxis wurde ein sonst kompliziertes Thema sowohl verständlich als auch unterhaltsam dargestellt. Besonders beeindruckt hat uns der lösungsorientierte Ansatz und die klare, anwendungsbezogene Sprache, die keine Fragen offenließ. Dieser Kurs ist unverzichtbar für jeden, der die DSGVO nicht nur kennenlernen, sondern sie auch wirklich begreifen und umsetzen möchte.

FAQ:

Was ist ein Meldestellen-Beauftragter?2023-04-03T10:53:29+02:00

Der Meldestellen-Beauftragte bzw. Whistleblower-Beauftragte in Betrieben bearbeitet eingehende Hinweise zu Compliance- oder Rechtsverstößen und ist damit essenziell, um das HinSchG umzusetzen. Der Meldestellen-Beauftragte hat dabei sicherzustellen, dass Hinweisgeber durch den Hinweis keine Nachteile erfahren, aber dass das Unternehmen dennoch über Missstände informiert wird, um diese zu beheben.

Für wen gilt das Vertraulichkeitsgebot?2022-10-26T10:38:12+02:00

Die Meldestellen haben die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:

  1. der hinweisgebenden Person (Hinweisgeber, Whistleblower),
  2. der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
  3. der sonstigen in der Meldung genannten Personen.

Die Identität darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, bekannt werden.

Wie können Hinweise übermittelt werden?2022-10-26T10:36:50+02:00
  • Interne Hinweisgebersysteme müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen.
  • Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person (Hinweisgeber, Whistleblower) ist für eine mündliche Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit den für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Personen der internen Meldestelle zu ermöglichen.
Welche Vorteile hat es, die interne Meldestelle durch einen externen Datenschutzbeauftragten betreiben zu lassen?2023-04-03T10:49:25+02:00

Wegen der Sensibilität der durch Whistleblower vermittelten Informationen gilt beim HinSchG Vertraulichkeit und Verschwiegenheit. Sie müssen also bei Ihrem Hinweisgebersystem den Datenschutz im Auge behalten. Gleichzeitig gilt es, potenzielle Interessenkonflikte zu vermeiden. Daher ist es empfehlenswert, eine externe Person zu beauftragen, die zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet ist und sich mit Datenschutzfragen auskennt. Darüber hinaus kann ein externer Datenschutzbeauftragter bei entsprechender zusätzlicher Fachkunde, eine erste Einschätzung der ihm mitgeteilten Informationen vornehmen sowie eine Empfehlung hinsichtlich der weiteren Vorgehensweise geben.

Wer kann die Funktion einer Hinweisgeberstelle übernehmen?2023-04-03T10:59:25+02:00

Interne Meldestellen in Betrieben können Sie an eine bei Ihnen beschäftigte Person, eine interne Organisationseinheit oder an einen Dritten vergeben.

Konzerne mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können dafür eine gemeinsame Stelle (ein gemeinsames Hinweisgebersystem) betreiben oder einen Dritten beauftragen, eine gemeinsame Stelle für sie zu betreiben.

Es gibt dabei keine Vorgaben dazu, welche Personen oder Organisationseinheiten am besten geeignet sind, um diese Aufgabe aufzuführen. Dies hängt von der jeweiligen Organisationsstruktur, der Größe und der Art der ausgeübten Tätigkeiten ab.

Folgende Anforderungen muss der Meldestellenbeauftragte nach Vorgabe des Hinweisgeberschutzgesetzes aber erfüllen:

  • Unabhängigkeit
  • Ausschluss möglicher Interessenkonflikte mit anderen Aufgaben
  • Regelmäßige Schulungen der mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen

Es können auch externe Dritte – insbesondere externe Datenschutzbeauftragte oder Anwälte – als Ombudsmann für die Meldestelle für Hinweisgeber/Whistleblower beauftragt werden.

Der Hinweisgeber hat folgende Wahlmöglichkeiten:2023-04-03T11:01:54+02:00
  • Der Hinweisgeber hat grundsätzlich eine Wahlmöglichkeit zwischen der internen und externen Whistleblower-Meldestelle. Daher ist es im Interesse des Unternehmens, das Melde- und Hinweisgebersystem so ansprechend wie möglich zu gestalten, damit den Hinweisen unternehmensintern nachgegangen werden kann, ohne dass sie an die Öffentlichkeit geraten.
  • Unter Umständen können Whistleblower die Informationen der Öffentlichkeit zugänglich machen, wenn die Meldung ohne hinreichende Reaktion bleibt. Daher empfiehlt sich eine professionelle Struktur der internen Meldestelle.
  • Beim Hinweisgebersystem besteht die Pflicht, personenbezogene Daten im Einklang mit der DSGVO und des BDSG zu verarbeiten. Daher sollte dort ein ordentliches Hinweisgeber-Konzept erstellt werden.
  • Beweislastumkehr: Arbeitgeber müssen zukünftig beweisen, dass Kündigungen nicht im Zusammenhang mit den Meldungen stehen, sonst macht sich das Unternehmen ggf. schadensersatzpflichtig.
  • Im Falle einer Diskriminierung/Benachteiligungen von Hinweisgebern drohen hohe Sanktionen.
Welche Sanktionen drohen?2022-12-07T19:06:19+01:00

Sanktioniert wird,

  • wer eine Meldung oder die auf eine Meldung folgende Kommunikation zwischen der hinweisgebenden Person und der Meldestelle vorsätzlich behindert (umfasst sind damit vor allem einschüchternde Maßnahmen gegenüber der hinweisgebenden Person),
  • wer eine Repressalie ergreift oder androht,
  • wer vorsätzlich oder fahrlässig gegen das Vertraulichkeitsgebot verstößt.

Auch der Versuch, eine Meldung zu verhindern oder Repressalien zu ergreifen, wird geahndet.

Der Bußgeldrahmen beträgt

  • bei der Verhinderung von Meldungen sowie beim Ergreifen von Repressalien bis zu EUR 100.000,-,
  • für Verstöße gegen die Pflicht zur Wahrung der Vertraulichkeit bis zu EUR 20.000,-
Wie muss die interne Meldestelle reagieren?2022-12-07T19:08:45+01:00
  • Innerhalb von 7 Tagen muss dem Hinweisgeber der Eingang der Meldung bestätigt werden.
  • Innerhalb von drei Monaten muss die Meldestelle dem Hinweisgeber melden, welche geeignete Maßnahme infolgedessen getroffen wurde.
  • Die Meldestelle muss den vertraulich agieren und den Datenschutz beachten.
  • Meldungen müssen dokumentiert werden.
Welche Pflichten gibt es beim Hinweisgebersystem?2023-04-03T10:45:41+02:00

Unternehmen ab 50 Mitarbeitern müssen eine interne Whistleblower-Meldestelle implementieren. Zu den Anforderungen des HinSchG zählt das Einrichten von Meldekanälen, die schriftlich oder mündlich eine vertrauliche Abgabe eines Hinweises ermöglichen. Vertraulichkeit setzt hierbei keine Anonymität voraus, sondern viel mehr, dass „Meldekanäle so sicher konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt und nicht befugten Mitarbeitern der Zugriff darauf verwehrt wird” (s. Art. 9 Abs. 1 lit. a der Richtlinie (EU) 2019/1937)

Es besteht keine reine Pflicht zum Einrichten einer internen Meldestelle. Die Meldekanäle können Sie intern intern an eine benannte und unabhängige Person vergeben, sie kann aber auch extern von einem Dritten bereitgestellt werden (das kann ein elektronisches Meldesystem sein). Wichtig ist, dass Sie Ihren Mitarbeitern die Informationen zur Nutzung einer externen oder internen Meldestelle zugänglich machen.

Wer sind die betroffenen Unternehmen und Organisationen?2022-10-26T10:27:30+02:00

Nach der EU-Whistleblowing-Richtlinie gilt die Pflicht, ein Hinweisgebersystem einzurichten für

  • Unternehmen ab einer Größe von 250 Mitarbeitern
  • Behörden ab 50 Mitarbeitern und
  • Gemeinden ab 10.000 Einwohnern.

Spätestens ab dem 17. Dezember 2023 sind auch Unternehmen ab 50 Mitarbeitern verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzuführen. Gezählt werden dabei auch geringfügig Beschäftigte und freie Mitarbeiter.

Warum muss ich mich mit Hinweisgeberschutz beschäftigen?2022-12-07T19:09:22+01:00

Die EU-Whistleblower-Richtlinie (EU) 2019/1937 ist am 16. Dezember 2019 in Kraft getreten. Ziel ist es in der Europäischen Union einen einheitlichen Standard zum Schutz von Whistleblowern herzustellen.

Deutschland hätte diese Richtlinie schon bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umsetzen müssen. Das Gesetz wird in Deutschland vermutlich noch 2022 kommen.

Betroffenen Unternehmen raten wir, sich jetzt mit diesem Thema auseinanderzusetzen, um später mögliche Sanktionen zu vermeiden.

Was ist ein Hinweisgebersystem?2023-04-03T10:37:00+02:00

Ein Hinweisgebersystem bezeichnet ein System zur Entgegennahme von Hinweisen auf Rechts- oder Regelverstöße. Es ist Teil der internen Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Sobald die Meldung eines internen oder externen Hinweisgebers (engl. Whistleblower) über ein regelwidriges Verhalten in einem Unternehmen oder einer Behörde eingeht, liegt „Whistleblowing“ vor.

Wie läuft die Bearbeitung eines Hinweises in der Praxis ab?2022-11-07T11:52:19+01:00
  1. Einer Ihrer Mitarbeiter oder Führungskräfte beobachtet einen Compliance- oder Rechtsverstoß jeglicher Art.
  2. Als Hinweisgeber meldet er die Beobachtung im Meldesystem und beschreibt alle Umstände des Verstoßes.
  3. Der Meldestellen-Beauftragte bestätigt den Eingang des Hinweises und beginnt mit der Bearbeitung. Diese umfasst z.B. das Prüfen des Hinweises, interne Ermittlungen zum Vorgang und Vorschläge zu Maßnahmen.
  4. Der Meldestellen-Beauftragte informiert den Hinweisgeber über den Bearbeitungsstand bzw. das Ergebnis und erstattet dem Unternehmen nach Abschluss des Verfahrens Bericht.

Das Hinweisgeberschutzgesetz kommt: Achim Barth im Interview bei Hamburg 1 „Gut beraten“