Das Hinweisgeberschutzgesetz – die deutsche Umsetzung der EU-Richtlinie 2019 (1937) – kommt. Wenn auch mit einiger Verzögerung. Viele Unternehmen müssen mit Einführung ein Hinweisgebersystem einrichten. Basis dieses Systems bildet eine interne Meldestelle für sogenannte Whistleblower. In diesem Beitrag fasse ich für Sie die wichtigsten Anforderungen an die interne Meldestelle zusammen.
Die Grundlagen: Ist eine interne Meldestelle Pflicht?
Verpflichtet zum Einrichten eines Hinweisgebersystems und damit einer internen Meldestelle sind nach Hinweisgeberschutzgesetz Behörden und Unternehmen ab 50 Mitarbeitern ab Dezember und Unternehmen ab 250 Mitarbeitern ab Inkrafttreten des Gesetzes. Sonderregelungen gibt es für Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Datenbereitstellungsdienste, Versicherer, Börsenträger und ähnliche Institutionen, in denen Compliance-Verstöße besonders kritisch sind.
Kleinere Unternehmen bis 250 Mitarbeiter haben bis Dezember 2023 noch eine Schonfrist. Unternehmen unter 50 Mitarbeitern sind nicht verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzurichten. Entsprechend haben die Mitarbeiter dann auch keinen Schutz.
Ich bin der Meinung: Auch für diese Unternehmen lohnt sich eine interne Meldestelle. Denn die geschützte Verarbeitung von Whistleblower-Hinweisen steigert die Wahrscheinlichkeit, dass Missstände bekannt gemacht werden. Hier mal ein paar Fallbeispiele, um das zu verdeutlichen.
Darum lohnt sich ein Hinweisgebersystem – 3 Fallbeispiele
Fallbeispiel Nr. 1:
In Krankenhäusern kam es schon öfters vor, dass Pfleger oder Krankenschwestern den Verdacht hegten, dass einigen Kollegen nicht sonderlich Wert auf die Gesundheit der Patienten legen. Sie trauten sich aber nicht, dass der Pflege- oder Krankenhausleitung zu melden. Es gibt genügend Beispiele, in denen über Jahre hinweg gezielt Patienten mit Medikamenten getötet wurden, ohne dass eine Meldung von Kollegen erfolgte. Mit einer internen Meldestelle wäre das viel schneller passiert.
Fallbeispiel Nr. 2:
In einer Firma halten Vertriebsmitarbeiter die Hand auf und lassen sich von Lieferanten bestechen. Zum Nachteil der Firma – denn günstigere Lieferanten kamen so nicht zum Zug. Zwar stand der Verdacht im Raum, aber auch hier traute sich niemand, das Problem zu melden. Mit einem Hinweisgebersystem hätte die Geschäftsführung wenigstens die Chance gehabt, dem Vorwurf nachzugehen und das Fehlverhalten zu ahnden.
Fallbeispiel Nr. 3:
In einer Abteilung entwickelte sich ein Eigenleben mit Schattenkommunikation, Sabotage und Mobbing. Kein Einzelfall – solche Situationen gibt es auch heute noch in genügend Unternehmen. Eine interne Meldestelle hätte Betroffenen die Chance gegeben, die Vorfälle zu melden. So hätten Gegenmaßnahmen getroffen werden können.
Was ist eine interne Meldestelle und welche Anforderungen muss sie erfüllen?
Jetzt stellt sich natürlich die Frage: Wie muss ein solches Hinweisgebersystem aufgebaut sein bzw. wie richten Sie Ihre interne Meldestelle korrekt ein?
Aufgabenbereiche der internen Meldestelle
Die interne Meldestelle ist für Ihre Mitarbeiter ein Anlaufpunkt, um Compliance- oder Gesetzesverstöße zu melden, die dann nachverfolgt werden. Für eine Meldung können Whistleblower übrigens auch Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten umgehen.
Zunächst muss die Meldestelle abschätzen, ob die Hinweise überhaupt in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen. Zwar gilt das HinSchG zum Melden für Verstöße auf deutscher und EU-Ebene gleichermaßen – wie immer gibt es aber auch hier Ausnahmen. Ganz konkret bezieht sich das Hinweisgeberschutzgesetz also nur auf Meldungen zu Verstößen in diesen Bereichen:
- Datenschutz
- Öffentliche Gesundheit
- Umweltschutz
- Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Korruption
- Straf- und Bußgeldrecht
- Finanz- und Steuerrecht
- Lebensmittelsicherheit und Tierschutz
- Produktsicherheit, Produktkonformität
- Verbraucherschutz
- Öffentliches Auftragswesen
- Verkehrsrecht
Bei Behörden hat die interne Meldestelle zusätzlich die Funktion, dass hier verfassungsfeindliche Äußerungen von Beamten gemeldet werden können.
Wenn die Meldung keinem dieser Bereiche entspricht, kann ein Unternehmen selbst entscheiden, ob es die Sache weiterverfolgt oder den Whistleblower an die dafür zuständige Stelle verweist.
So arbeitet die interne Meldestelle nach einem Hinweiseingang
Die interne Meldestelle prüft weiterhin, ob der Hinweis überhaupt stichhaltig ist. Entscheidet sie dann, dem Hinweis nachzugehen, muss sie dem Hinweisgeber nach spätestens sieben Tagen den Eingang der Meldung zu bestätigen. Anschließend dokumentiert der Zuständige den Hinweis und pflegt ihn ein – revisionssicher!
Nächster Schritt ist die Ermittlung. Stellt sich im Laufe der internen Ermittlungen heraus, dass es sich um eine Falschmeldung handelt, muss der Hinweisgeber übrigens für den Schaden aufkommen. Das schützt Sie, falls Ihnen jemand eins auswischen will.
Die interne Meldestelle leitet anschließend Folgemaßnahmen ein. Nach spätestens drei Monaten hat der Hinweisgeber Anspruch auf eine Rückmeldung, in der die ergriffenen Folgemaßnahmen mit Begründung aufgeführt werden. Eine Einschränkung gibt es hier: Wenn die Rückmeldung Ermittlungen beeinträchtigen oder Rechte der in der Meldung involvierten Person verletzen würde, ist sie zu unterlassen.
Anforderungen an die interne Meldestelle
Das Hinweisgeberschutzgesetz soll es Whistleblowern einfach machen, Verstöße zu melden und sie gleichzeitig vor Konsequenzen durch den Arbeitgeber, Kollegen oder andere am Verstoß Beteiligte schützen. Schließlich ist es gar nicht so selten, dass Verstöße vom Arbeitgeber lieber unter den Teppich gekehrt bleiben, weil Hinweisgeber Angst vor Diskriminierung, Disziplinarverfahren, Abmahnungen oder gar Entlassung haben. Oder – wenn wir auf Fallbeispiel Nr. 2 zurückkommen – es kommt heraus, wer die Bestechung gemeldet hat. Der Hinweisgeber wird als Kollegenschwein verschrien und muss Mobbing befürchten.
Daraus ergeben sich diese fünf Anforderungen an die interne Meldestelle:
- Verschiedene Meldekanäle: Meldungen sollten sowohl in mündlicher als auch in schriftlicher Form eingereicht werden können. Richten Sie entsprechende Kanäle ein – von der Hotline bis über eine interne Plattform kann ein Meldesystem verschiedene Zugänge haben. Für viele Menschen ist eine E-Mail mit weniger Hemmungen verbunden als eine Hotline.
- Zugänglichkeit: Meldekanäle und Rechte müssen allen Personen bekannt sein. In erster Linie den Mitarbeitern – Sie können entscheiden, ob auch Lieferanten und ähnliche Externe Meldungen abgeben können.
- Vertraulichkeit und Verschwiegenheit: Die interne Meldestelle muss die Identität der Hinweisgeber und der von der Meldung betroffenen Personen schützen.
- Qualifikation: Der interne Meldestellenbeauftragte muss natürlich für die Arbeit qualifiziert sein. Das geschieht durch regelmäßige Schulungen.
- Unabhängigkeit: Zu guter Letzt darf der Meldestellenbeauftragte – ähnlich wie ein interner Datenschutzbeauftragter – keinen Interessenkonflikten ausgesetzt sein.
Ich rate Ihnen dringend, diese Anforderungen bei Ihrer internen Meldestelle penibel umzusetzen. Einerseits drohen sonst saftige Bußgelder. Andererseits können sich Whistleblower immer an eine Meldestelle des Bundes (BMJ, BaFin, BKartA) wenden, wenn sie mit Ihrer Meldestelle unzufrieden sind – oder keinen Zugang haben.
Können Sie die interne Meldestelle auslagern?
Ja, können Sie – und sollten Sie meiner Meinung nach auch unbedingt.
Wenn Sie die interne Meldestelle rundum intern abwickeln, besteht immer die gerade schon genannte Gefahr des Interessenkonflikts. Was, wenn der Meldestellenbeauftragte gegen einen seiner Lieblingskollegen ermitteln muss? Oder wenn ein Vorgesetzter Druck macht, weil er den Namen des Hinweisgebers wissen will? Kann der Beauftragte dann immer noch so objektiv vorgehen, wie es sein Job erfordert?
Zweitens ist die Arbeit des Meldestellenbeauftragten natürlich mit viel Arbeit verbunden. Sicherlich wird nicht wöchentlich eine Meldung einflattern. Liegt aber doch mal eine im Posteingang, darf der Beauftragte sie nicht wochenlang liegen lassen, weil er mit einem anderen Projekt alle Hände voll zu tun hat.
Drittens dürfen Sie die benötigten Kompetenzen nicht außer Acht lassen. Haben Sie Zeit (und Geld!), um einen Ihrer Mitarbeiter zum Meldestellenbeauftragten auszubilden? Haben Sie auch für regelmäßige Schulungen Zeit und Geld? Und allein bei den lernbaren Kompetenzen bleibt es nicht. In der internen Meldestelle werden sensible Themen behandelt. Hat Ihr Mitarbeiter dafür ausreichend Erfahrung?
Unternehmen steht es frei, unabhängige Dritte als Ombudsmann für die interne Meldestelle zu beauftragen. Mein Rat: Nutzen Sie das! So sparen Sie sich nicht nur eine Menge Stress. Viele Menschen vertrauen sich lieber einer unbeteiligten Person an. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Missstände gemeldet werden – und das schon bevor sie für Ihr Unternehmen zum ernsten Problem werden.
Gerne unterstütze ich Sie als Ombudsmann dabei, Ihre gesetzliche Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle zu erfüllen.
