Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist Datenschutz ein ungeliebtes Thema – komplex, zeitintensiv, oft ohne erkennbaren Nutzen. Doch wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss die Anforderungen der DSGVO erfüllen – professionell und nachvollziehbar. Spätestens ab 20 Beschäftigten ist zudem ein Datenschutzbeauftragter gesetzlich vorgeschrieben. Die Frage lautet also nicht ob, sondern wie man das Thema richtig angeht. In diesem Artikel klären wir: Wann lohnt sich ein externer Datenschutzbeauftragter – und welche Vorteile bringt er gerade für KMU?
Wann ist ein Datenschutzbeauftragter gesetzlich vorgeschrieben?
Laut DSGVO und BDSG (das Bundesdatenschutzgesetz) muss ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn:
- mindestens 20 Personen regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten,
- oder besonders sensible Daten verarbeitet werden (z. B. Gesundheitsdaten),
- oder die Datenverarbeitung ein Kerngeschäft ist (z. B. Marktforschung, IT-Dienstleistungen).
Ob intern oder extern – entscheidend ist die Fachkunde, Unabhängigkeit und Verfügbarkeit.
Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter – was spricht wofür?
Intern:
- Kennt das Unternehmen gut
- Muss geschult und regelmäßig weitergebildet werden
- Bindet interne Ressourcen
- Hat in der Regel Kündigungsschutz
Extern:
- Sofort einsatzbereit und rechtssicher
- Bringt Erfahrung aus verschiedenen Branchen mit
- Kein Interessenkonflikt durch operative Tätigkeiten
- Klare Kostenstruktur und keine Ausfallzeiten
Gerade für KMU ist der externe Datenschutzbeauftragte meist die effizientere und risikoärmere Lösung.
Was macht ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein professioneller externer Datenschutzbeauftragter berät bei:
- Erstellung und Pflege der Verzeichnisse und Prozesse
- Prüfung von AV-Verträgen und Webseiten
- Mitarbeiterschulungen und Awareness-Kampagnen
- Beratung zu technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)
- Unterstützung bei Datenschutzpannen oder Behördenanfragen
Kurz: Er sorgt dafür, dass das Thema Datenschutz praxisnah und rechtskonform umgesetzt wird – ohne unnötige Bürokratie.
Warum Barth Datenschutz der richtige Partner für KMU ist
Achim Barth und sein Team begleiten seit vielen Jahren kleine und mittlere Unternehmen durch die Herausforderungen des Datenschutzes. Mit klarer Sprache, pragmatischen Lösungen und einem tiefen Verständnis für die Abläufe in mittelständischen Betrieben.
Der Fokus liegt auf Umsetzbarkeit und Mehrwert – nicht auf Theorie oder Abschreckung. Wer mit Barth Datenschutz zusammenarbeitet, gewinnt Sicherheit und Struktur für ein sensibles Thema.
Fazit: Datenschutz auslagern – Verantwortung behalten
Für viele KMU ist der externe Datenschutzbeauftragte die ideale Lösung. Er bringt Fachwissen, Objektivität und Erfahrung mit – ohne die internen Ressourcen zu belasten. Wer sich jetzt gut aufstellt, spart im Ernstfall Zeit, Geld und Ärger.
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