Der Meldestellenbeauftrage wird unverzüglich per E-Mail darüber informiert. Der Hinweisgeber erhält eine Eingangsbestätigung. Die Frist von 7 Tagen wird dabei von der Barth Datenschutz GmbH garantiert.
Ja. Der Meldestellenbeauftrage wird seine Ansprechpartner über eingehende Hinweise umgehend informieren.
Sie haben auch selbst jederzeit die Möglichkeit, den Status-Report im Meldekanal einzusehen. Sie sehen dort:
- alle eingegangene Hinweise
- aktuell offene Hinweise
- abgeschlossene Hinweise.
Das kommt darauf an. Im Regelfall werden Personen, die zur Klärung eines eingehenden Hinweises beitragen sollen, als Fallbearbeiter im Meldesystem hinzugefügt. Zuvor werden die zukünftigen Fallbearbeiter durch den Meldestellenbeauftragten auf die Vertraulichkeit verpflichtet.
In der monatlichen Pauschale ist die Tätigkeit des Meldestellenbeauftragten, die Bereitstellung des elektronischen Meldekanals und die Prüfung eingehender Hinweise inkludiert.
Eine etwaige Fallbearbeitung (also die Durchführung interner Untersuchungen) ist in der monatlichen Pauschale nicht inbegriffen.
Im Rahmen der Prüfung eingehender Hinweise prüft der Meldestellenbeauftragte nach sachlicher Anwendung (ist die Art des Hinweises durch das HinSchG abgedeckt?) und nach Plausibilität. Im Rahmen der Plausiblitätsprüfung wird eine Stellungnahme des Meldestellenbeauftragten für die internen Ansprechpartner erstellt (stets unter Wahrung der Vertraulichkeit des Hinweisgebers).
Die Stellungnahme enthält auch praktische Empfehlungen für das weitere Vorgehen zur Klärung des Hinweises. Sie haben dann die Möglichkeit anhand dieser Informationen zu entscheiden, wie und durch welche Person(en) der Fall dann konkret bearbeitet werden soll.
Wir unterstützen Sie neben Empfehlungen konkret auch bei Hinweisen zu den Themenkomplexen Datenschutz, IT-Sicherheit und Arbeitsschutz.
Der Meldestellenbeauftragte kann solch ein Gespräch persönlich durchführen oder einen Stellvertreter (eine auf die Vertraulichkeit Person, aus Ihrer Organisation/Umfeld) damit beauftragen.
Der elektronische Meldekanal, welchen wir Ihnen bereitstellen, umfasst auch die Möglichkeit einer Audio-Aufnahme durch den Hinweisgeber. Der Hinweis kann also auch durch Spracheingabe gegeben werden.
Die Bereitstellung einer Telefonnummer als Meldekanal ist nicht vorgesehen und auch nicht notwendig.
Nein. Die Bereitstellung einer E-Mail-Adresse mit eigenem Postfach erfüllt die Anforderungen an die Vertraulichkeit für den Hinweisgeber leider nicht. Um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, benötigen Sie den, von uns bereitgestellten, elektronischen Meldekanal.
