Eine interne Meldestelle kann mit einer beim Arbeitgeber oder bei der Dienststelle beschäftigten Person, einer internen Organisationseinheit oder einem Dritten besetzt werden.
Konzerne mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können dafür eine gemeinsame Stelle (ein gemeinsames Hinweisgebersystem) betreiben oder einen Dritten beauftragen, eine gemeinsame Stelle für sie zu betreiben.
Es gibt dabei keine Vorgaben dazu, welche Personen oder Organisationseinheiten am besten geeignet sind, um diese Aufgabe aufzuführen. Dies hängt von der jeweiligen Organisationsstruktur, der Größe und der Art der ausgeübten Tätigkeiten ab.
Folgende Voraussetzungen müssen jedoch bei der internen Meldestelle vorliegen:
- Unabhängigkeit
- Ausschluss möglicher Interessenkonflikte mit anderen Aufgaben
- Regelmäßige Schulungen der mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen
Es können auch externe Dritte mit der Einrichtung und dem Betreiben des internen Hinweisgebersystems beauftragt werden. Insbesondere die Beauftragung externer Datenschutzbeauftragten oder Anwälte als Ombudspersonen ist möglich, welche den Betrieb der internen Meldestelle übernehmen können.
