Wie Sie den KI-Assistenten sicher und DSGVO-konform nutzen
Microsoft Copilot verspricht eine Produktivitätsrevolution: Der KI-gestützte Assistent soll Mitarbeiter in Word, Excel, Teams und Co. unterstützen, Zeit sparen und Arbeitsprozesse optimieren. Doch während die Möglichkeiten verlockend sind, stellt sich eine entscheidende Frage: Wie sicher ist der Einsatz von Copilot in Ihrem Unternehmen aus Datenschutzsicht?
Gerade für Geschäftsführer, IT-Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) ist es essenziell, die datenschutzrechtlichen Herausforderungen zu verstehen. Denn Copilot greift auf Unternehmensdaten zu – darunter potenziell sensible und personenbezogene Informationen. Wie können Sie Copilot also DSGVO-konform einsetzen, Risiken minimieren und sich vor Bußgeldern schützen?
In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zu Datenschutz, Risikoeinschätzung und den To-dos für Ihren Datenschutzbeauftragten.
1. Microsoft Copilot: Was steckt dahinter?
Microsoft Copilot ist eine KI-gestützte Assistenzfunktion, die in Microsoft 365-Anwendungen integriert ist. Die Software nutzt maschinelles Lernen, um Texte zu generieren, Daten zu analysieren und Workflows zu automatisieren. Dabei verarbeitet Copilot Informationen aus Ihren Dokumenten, E-Mails, Chats und gespeicherten Dateien.
Mögliche Anwendungsbereiche in Unternehmen:
- Erstellung und Optimierung von Texten in Word
- Automatisierung von Tabellenanalysen in Excel
- Unterstützung bei E-Mails und Meetings in Outlook und Teams
- Generierung von Präsentationen in PowerPoint
Der Nutzen ist offensichtlich: Effizienzsteigerung, weniger manuelle Arbeit und schnellere Prozesse. Doch wie steht es um den Datenschutz?
2. Datenschutzrechtliche Herausforderungen beim Einsatz von Copilot
Da Copilot auf gespeicherte Daten zugreift, stellen sich zentrale Datenschutzfragen:
- Welche Daten verarbeitet Copilot? Die KI wertet bestehende Inhalte aus und erstellt neue Vorschläge. Dadurch könnten auch vertrauliche oder personenbezogene Daten verarbeitet werden.
- Wo werden die Daten gespeichert und verarbeitet? Microsoft nutzt für Copilot Cloud-Technologien – ein möglicher Verstoß gegen die DSGVO, wenn Daten außerhalb der EU gespeichert werden.
- Wie werden Zugriffsrechte gesteuert? Ohne klare Berechtigungsstrukturen könnte Copilot auch auf sensible Unternehmensdaten zugreifen, die Mitarbeiter nicht sehen sollten.
Unternehmen müssen sich also aktiv mit der Datenverarbeitung von Copilot auseinandersetzen und entsprechende Schutzmaßnahmen treffen.
3. Risikoeinschätzung: Welche Gefahren bestehen für Ihr Unternehmen?
Die Einführung von Copilot birgt verschiedene Datenschutzrisiken, die Unternehmen bewerten sollten. Dazu zählen:
Haupt-Risiken:
- Unkontrollierter Datenzugriff: Copilot verarbeitet Daten, die möglicherweise nicht für alle Mitarbeitern zugänglich sein sollten.
- Fehlende Transparenz: Unternehmen haben oft keine vollständige Kontrolle darüber, wie Copilot Informationen nutzt.
- Verstöße gegen die DSGVO: Werden personenbezogene Daten ohne klare Rechtsgrundlage verarbeitet, drohen hohe Bußgelder.
- Datenübermittlung in Drittländer: Falls Microsoft Daten außerhalb der EU speichert oder verarbeitet, kann dies problematisch sein.
✅ Ein professionelles Datenschutz-Assessment hilft, diese Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
4. Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Pflicht oder Kür?
Nach Artikel 35 DSGVO ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig, wenn eine neue Technologie hohe Risiken für personenbezogene Daten mit sich bringt. Beim Einsatz von Microsoft Copilot sollte eine DSFA daher in Betracht gezogen werden.
Schritte einer Datenschutz-Folgenabschätzung:
- Beschreibung der Datenverarbeitung: Welche Daten nutzt Copilot? Werden personenbezogene Informationen verarbeitet?
- Bewertung der Notwendigkeit: Ist die Verarbeitung dieser Daten zwingend erforderlich?
- Risikoanalyse: Welche Gefahren bestehen für Datenschutz und IT-Sicherheit?
- Maßnahmen zur Risikominderung: Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen minimieren Datenschutzrisiken?
Eine umfassende DSFA zeigt nicht nur Risiken auf, sondern schafft auch eine belastbare Grundlage für den DSGVO-konformen Einsatz von Copilot.
5. To-dos für Datenschutzbeauftragte und IT-Verantwortliche
Damit Microsoft Copilot sicher genutzt werden kann, sollten Datenschutzbeauftragte und IT-Verantwortliche folgende Maßnahmen umsetzen:
Datenschutzmaßnahmen im Unternehmen:
- Zugriffsrechte prüfen: Stellen Sie sicher, dass Copilot nur auf notwendige Daten zugreifen kann.
- Datenminimierung umsetzen: Reduzieren Sie die Datenverarbeitung auf das Wesentliche.
- Transparenz schaffen: Informieren Sie Mitarbeiter über die Datenverarbeitung durch Copilot.
- Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen: Ermitteln Sie Risiken und ergreifen Sie Schutzmaßnahmen.
- Vertragliche Absicherung mit Microsoft: Prüfen Sie Auftragsverarbeitungsverträge und Datenschutzvereinbarungen.
- Schulung der Mitarbeitern: Sensibilisieren Sie Ihr Team für den datenschutzkonformen Umgang mit Copilot.
Durch diese Maßnahmen minimieren Sie Risiken und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite bleibt.
Fazit: Copilot sicher nutzen – mit klarem Datenschutzkonzept
Microsoft Copilot bietet zweifellos enormes Potenzial für Effizienzsteigerungen. Doch ohne eine klare Datenschutzstrategie kann der Einsatz riskant sein. Unternehmen müssen sich frühzeitig mit den Datenschutzanforderungen auseinandersetzen, Risiken identifizieren und geeignete Maßnahmen umsetzen.
👉 Möchten Sie Copilot in Ihrem Unternehmen einsetzen, aber Datenschutzrisiken vermeiden? Dann lassen Sie sich von Barth Datenschutz GmbH beraten!
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