Der korrekte E-Mail-Verteiler

Augen auf wenn Ihre E-Mail-Nachricht mehr als ein Empfänger hat!

Es kann jedem passieren. Dem erfahrenen Mitarbeiter genauso, wie dem Praktikanten. Eine E-Mail-Nachricht soll an eine größere Empfänger-Gruppe verschickt werden. Doch statt das BCC-Feld wird das CC-Feld mit den Empfänger-Adressen befüllt. Die Folge: Jeder Empfänger sieht auch die anderen Adressaten. Die Panne ist da. Ein Datenschutzvorfall, den der Verantwortliche nun der Aufsichtsbehörde zu melden hat. Dabei ist diese Panne leicht zu vermeiden. Lesen Sie hier, wie es geht.

4-Augen-Prinzip vorm Klick und technische Limitierung der Empfänger-Anzahl

Bei E-Mails an einen größeren Empfängerkreis soll es oft schnell gehen. Gerne wird dann zuerst geklickt und dann gedacht. Leider ist es dann zu spät. Und mit der Outlook-Rückholfunktion machen Sie alles nur noch schlimmer.

Schaffen Sie also verbindliche Regelungen, z.B. sobald eine E-Mail an mehr als 10 Empfänger verschickt werden soll, muss vor dem Versand ein Kollege die E-Mail prüfen. Technisch sollte der E-Mail-Versand so konfiguriert sein, dass Nachrichten gar nicht erst an einen größeren Empfängerkreis verschickt werden kann.

Newsletter und Co. – Nur über spezielle Programme

Wenn mit dem Standard-Mail-Programm keine Massenmails verschickt werden können, müssen alle Beschäftigten auf die Programme zurückgreifen, die dafür vorgesehen sind. Auf spezielle Softwarelösungen für den Newsletter-Versand wie Mailchimp oder CleverReach. Durch Nutzung dieser Programme reduzieren Sie nicht nur die Gefahr einer Datenschutzpanne, sie laufen auch nicht Gefahr, dass Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse unter Spam-Verdacht gerät.

Das 4-Augen-Prinzip hilft, Datenpanen zu vermeiden.

Ist alles nicht möglich I Erst denken – dann klicken

Ist bei Ihnen das 4-Augen-Prinzip keine Option und die technische Konfiguration des Mail-Programms auch nicht möglich, bleibt nur – die Sinne zu schärfen. Das oberste Gebot lautet „Erst denken, dann klicken“. Mehrere Empfänger eine E-Mail Nachricht, die nicht gemeinsam an einem aktuellen Projekt, das Thema der Nachricht ist,  arbeiten oder aus einem anderen bewussten Grund Wissen müssen, wer sonst noch Empfänger dieser Nachricht ist gehören auf das BCC-Feld.

Drei Varianten des Mailversands

Wenn eine Mail an viele Adressaten zugleich gehen soll, gibt es drei Varianten:

Variante 1:

Alle Empfänger werden in das An-Feld eingetragen.

Variante 2:

In das An-Feld schreibt man die eigene Mail-Adresse. Die eigentlichen Adressaten kommen in das Cc-Feld.

Variante 3:

Wieder schreibt man in das An-Feld die eigene Mail-Adresse. Die eigentlichen Adressaten kommen in das Bcc-Feld.

Variante 1 und Variante 2 eigenen sich nur dann, wenn die Empfänger sich kennen und z.B. am gleichen Projekt arbeiten oder die Empänger untereinander wissen müssen, wer die Nachricht alles erhalten hat. Bei diesen Varianten beseteht auch immer die Gefahr, dass durch Nutzung der „Allen Antworten“ – Funktion die Empfänger mit E-Mail-Traffic überschwemmt werden.

Also am besten Finger weg bei Variante 1 und Variante 2

Variante 3 ist die richtige Art des E-Mail-Versand an einen größeren Empängerkreis, wenn der Versand durch ein Spezialprogramm nicht möglich ist.

Wer haftet und wer bezahlt das Bußgeld?

Am Ende des Tages muss der „Chef“ für die Datenpanne gerade stehen. Allerdings schauen sich die Aufsichtsbehörden auch genau an, wer da „geklickt“ hat. Und wenn der Mitarbeiter, trotz Schulung, Richtlinien und klaren Vorgaben Auslöser des Fehlversands war, muss auch er mit einem Bußgeld rechnen.

DSGVO, E-Mail-Versand, IT-Sicherheit

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