Seit die DSGVO eingeführt wurde, sind Datenschutz bzw. Datenmanagement längst nicht mehr nur Themen großer Unternehmen. Die Pflicht gilt für alle Einrichtungen, die personenbezogene Daten verarbeiten – Anwaltskanzleien inbegriffen.
Wer sich als Anwalt intensiv mit den Datenschutzvorgaben auseinandersetzt, erkennt schnell: Auch für rechtserfahrene Unternehmer und Angestellte ist die Umsetzung von DSGVO/BDSG eine komplexe, zeitaufwendige Aufgabe. Besonders, da hier das Auskunftsrecht mit der Verschwiegenheitsverpflichtung kollidiert. Dennoch wissen gerade Sie, welche Konsequenzen es nach sich ziehen würde, nun den Kopf in den Sand zu stecken. Eine Datenschutzpanne würde das Ansehen Ihrer Kanzlei erschüttern – von Bußgeldern ganz zu schweigen.
Das gilt beim Datenschutz in Kanzleien
- Führen Sie ein Verzeichnis Ihrer Verarbeitungstätigkeiten, Verfahren und Auftragsverarbeitung (sofern Sie externe Partner einbinden)
- Stellen Sie den Datenschutz überall sicher – sowohl in der Kanzlei selbst als auch auf der Webseite
- Dokumentieren Sie Ihre Datenschutzmaßnahmen
- Stellen Sie Ihren Mandanten die Datenschutzinformationen leicht einsehbar zur Verfügung – am besten als Anhang im Mandatsvertrag; außerdem auf der Webseite
- Holen Sie sich die Einwilligung zur Datenverarbeitung stets schriftlich ein
- Ab 20 Mitarbeitern benötigen Sie einen Datenschutzbeauftragten, doch auch darunter müssen Sie Datenschutz sicherstellen
- Werden sensible Daten in großem Umfang verarbeitet, brauchen Sie einen DSB unabhängig von der Mitarbeiterzahl
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig im Umgang mit personenbezogenen Daten
- Legen Sie in einem Notfallplan fest, wie auf Datenschutzpannen zu reagieren ist
- Beachten Sie: Der Datenschutz muss über das gesamte Mandat hinweg gewahrt werden – vom Aufnahmebogen bzw. Erstgespräch bis hin zur Abschlussrechnung
- Weder der Inhaber noch der Partner der Kanzlei darf zum Datenschutzbeauftragten ernannt werden
Barth Datenschutz unterstützt Sie
Die gute Nachricht: Sie müssen diese wichtigen Aufgaben nicht allein stemmen. Ich unterstütze Sie gerne – als externer Datenschutzbeauftragter oder mit regelmäßigen, auf die Anforderungen einer Kanzlei zugeschnittenen Mitarbeiter-Schulungen.
Datenschutz-Basispaket: Ihre Einstiegslösung
Datenschutz-Schulung für Rechtsanwälte und deren Mitarbeiter
Der Großteil aller Datenschutzpannen geschieht nicht aus bösem Willen, sondern aus mangelndem Wissen der Mitarbeiter. Wenn das Know-how allein beim Datenschutzbeauftragten liegt, sind Pannen vorprogrammiert – bei sensiblen Prozess- und Mandatsinformationen wäre das fatal.
Ein Tagesseminar zu besuchen oder Ihre Mitarbeiter auf eine mehrtägige Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten zu schicken, hilft da leider auch nicht viel weiter. Ein Seminar weist sie lediglich in die Grundlagen ein, sichert jedoch nicht das langfristige Verständnis.
Mit meiner branchenfokussieren Datenschutz-Schulung unterweise ich Ihr gesamtes Team in den Datenschutz-Grundlagen sowie den speziellen Anforderungen im Kanzlei-Alltag.
