Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit 2018 in Kraft – doch noch immer haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, alle Anforderungen korrekt umzusetzen. Die Folge: Gefahr von Bußgeldern und Imageschäden.
2025 bleibt die DSGVO ein entscheidender Faktor für Unternehmen. Strenge Kontrollen, und neue Anforderungen stellen Geschäftsführer und Verantwortliche vor große Herausforderungen. Doch mit der richtigen Strategie lässt sich DSGVO-Compliance effizient umsetzen.
Erfahren Sie, welche häufigen DSGVO-Fallen es gibt, wie Sie Mitarbeiterdaten rechtskonform verarbeiten und was bei der Meldung von Datenschutzverletzungen zu beachten ist.
Häufige DSGVO-Fallen: Hier drohen die größten Risiken
Viele Unternehmen denken, sie seien DSGVO-konform – bis die Datenschutzbehörde nachfragt. Besonders in folgenden Bereichen passieren oft Fehler:
1. Fehlende oder fehlerhafte Datenschutzerklärung
- Ist Ihre Datenschutzerklärung aktuell?
- Sind alle Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen vollständig angegeben?
- Werden Nutzer korrekt über ihre Rechte informiert?
Tipp: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Datenschutzerklärung und passen Sie sie an neue rechtliche Vorgaben an.
2. Unsichere Verarbeitung von Mitarbeiterdaten
Die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten ist besonders sensibel. Typische Fehler sind:
- Fehlende Einwilligungen bei sensiblen Daten (z. B. Gesundheitsdaten)
- Unzulässige Überwachung (z. B. GPS-Tracking ohne Rechtsgrundlage)
- Unzureichende Löschkonzepte für Bewerber- oder Personalakten
Lösung: Stellen Sie sicher, dass alle Datenverarbeitungen klar dokumentiert und rechtlich abgesichert sind.
3. Unzureichende IT-Sicherheit und Datenschutzmaßnahmen
Viele Datenschutzverstöße resultieren aus Sicherheitslücken. Besonders gefährlich:
- Fehlende Verschlüsselung sensibler Daten
- Unzureichender Zugriffsschutz für Mitarbeiterdaten
- Veraltete Software mit Sicherheitslücken
Maßnahme: Ein strukturiertes IT-Sicherheitskonzept mit regelmäßigen Audits hilft, Risiken zu minimieren.
4. Fehlerhafte Meldung von Datenschutzverletzungen
Laut DSGVO müssen Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden gemeldet werden. Häufige Fehler dabei:
- Die Meldung erfolgt zu spät oder gar nicht
- Betroffene werden nicht informiert
- Die interne Dokumentation fehlt
Empfehlung: Legen Sie klare Prozesse fest, um im Ernstfall schnell und korrekt zu handeln.
So stellen Sie die DSGVO-Compliance in Ihrem Unternehmen sicher
1. Datenschutz als Management-Aufgabe etablieren
Datenschutz ist keine reine IT-Angelegenheit – er betrifft alle Abteilungen. Geschäftsführer und Führungskräfte müssen DSGVO-Vorgaben aktiv unterstützen und als Vorbild agieren.
2. Klare Prozesse und Verantwortlichkeiten definieren
- Wer ist für den Datenschutz verantwortlich?
- Gibt es einen Datenschutzbeauftragten?
- Sind alle Prozesse klar dokumentiert?
Ein strukturiertes Datenschutz-Managementsystem (DSMS) hilft, DSGVO-Compliance langfristig sicherzustellen.
3. Mitarbeiter regelmäßig schulen
Viele Datenschutzverstöße entstehen durch unsichere Praktiken von Mitarbeitenden. Daher sind regelmäßige Schulungen essenziell. Themen sollten sein:
- Umgang mit sensiblen Daten
- Erkennen und Vermeiden von Phishing-Angriffen
- Datenschutz in der täglichen Arbeit (z. B. Homeoffice, E-Mail-Sicherheit)
4. Datenschutzaudits und regelmäßige Überprüfung
Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess. Regelmäßige Audits helfen, Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.
