Ein Mann blättert durch Unterlagen

Verlässliche Sicherheit im Monatspaket: Das sind die monatlichen Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten

Mit einem professionellen Datenschutzbeauftragten an Ihrer Seite geht sich der Weg durch das DSGVO-Labyrinth einfach leichter. Ganz gleich, ob Sie zur Ernennung eines Beauftragten verpflichtet sind oder dies nur zur Absicherung tun. Nun sitzen Sie gerade über der Entscheidung, ob es ein externer Partner werden soll. Besonders die Kostenfrage beschäftigt sie dabei. Lassen Sie mich Ihnen beantworten, wie hoch die monatlichen Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten ausfallen!

Aus diesen Positionen setzen sich die monatlichen Kosten des externen Datenschutzbeauftragten zusammen

1. Der Status quo Ihres Unternehmens

Kein Unternehmen gleicht dem anderen, und so fällt auch der Aufwand bezüglich des Datenschutzes ganz unterschiedlich aus. Bevor der DSB seine Arbeit aufnehmen kann, muss er sich zunächst einen Überblick über den datenschutztechnischen Ist-Zustand Ihres Unternehmens verschaffen. Folgende Fragen müssen dabei unter anderem geklärt werden:

  • Wie groß ist Ihr Unternehmen?

Je nach Größe werden personenbezogene Daten von mehr Mitarbeitern bearbeitet bzw. durchlaufen mehr Prozesse.

  • In welcher Branche sind Sie tätig? B2B oder B2C?

Auch diese Fragen entscheiden über den Aufwand. In einer Arztpraxis werden z.B. mehr und sensiblere Daten verarbeitet als in einem Floristik-Fachgeschäft.

  • Wie steht es um die Auftragsverarbeitung?

Leiten Sie zum Beispiel Daten an einen externen Buchhalter weiter, muss diese Verarbeitung geregelt werden.

  • Gibt es schon ein Datenschutzkonzept? Oder muss der neue DSB erst noch eines erstellen?
  • Wie gut kennen sich Ihre Mitarbeiter mit der korrekten, sicheren Verarbeitung personenbezogener Daten aus?

Mit der Unternehmensgröße und der Komplexität Ihrer Datenverarbeitung steigt der Aufwand und somit auch die monatlichen Kosten Ihres externen Datenschutzbeauftragten. Sicher ist aber: Ohne DSB wird es im Falle einer Panne teurer!

2. Die Expertise Ihres Datenschutzbeauftragten

Kann Ihr gewählter Partner neben der reinen Zertifizierung einiges an Expertise nachweisen (z.B. branchenspezifische Zusatzqualifikationen), kann er natürlich auch höhere Preise veranschlagen. Das muss jedoch nicht unbedingt sein. Verlassen Sie sich bei der Auswahl deshalb nicht allein darauf, dass höhere Kosten gleich mehr Know-how bedeuten. Informieren Sie sich stattdessen detailliert, was die monatlichen Kosten des externen Datenschutzbeauftragten rechtfertigt – und prüfen Sie, ob das für Ihre Anforderungen tatsächlich notwendig ist!

3. Der Vertragsumfang bestimmt die monatlichen Kosten des externen Datenschutzbeauftragten maßgeblich

Und wenn wir schon einmal beim Stichwort „prüfen“ sind: Sofern Ihr DSB mit monatlichen Pauschalen arbeitet, schauen Sie bitte vor Vertragsabschluss auch genau hin, ob die Arbeitszeit realistisch abgeschätzt wurde. Andernfalls kann es vorkommen, dass sich der veranschlagte Aufwand nicht mit dem tatsächlichen Aufwand deckt – und plötzlich müssen sie monatlich Kosten für Mehraufwand zahlen! Nicht immer ist das natürlich einfach einzuschätzen. Lassen Sie sich deshalb am besten nach den ersten Monaten der Zusammenarbeit Einblick geben und gleichen Sie die Arbeitszeit mit dem vertraglich umrissenen Aufwand ab.

Wie viel kostet ein externer Datenschutzbeauftragter nun also?

Mit einem externen Partner fallen einige Kostenfaktoren weg, die beim internen DSB anstehen: Fortbildungskosten, anteiliges Gehalt oder zusätzliche externe Beraterkosten. Bleiben am Ende nur noch Initialaufwand sowie laufende Kosten.

Unterm Strich können Sie beim externen Datenschutzbeauftragten mit diesen monatlichen Kosten rechnen:

  • Monatliche Pauschalen: 100 bis 1000 €
  • Jahresabrechnung: 1.200 bis 3.000 € (entspricht 100 bis 250 € im Monat)

Sofern Sie laut DSGVO nicht zum Beauftragen eines tatsächlichen DSB verpflichtet sind, können Sie sich mit einem Datenschutz-Tool einiges an Kosten sparen!

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