3G am Arbeitsplatz ist eine der neuesten Maßnahmen, mit denen Bund und Länder die steigenden Infektionszahlen eindämmen wollen. Seit dem 24. November gilt deshalb das neu geregelte Infektionsschutzgesetz, nach dem Arbeitnehmer ihren 3G-Status nachweisen müssen. Viele Arbeitgeber stehen jetzt vor der Frage: Wie ist das mit dem Datenschutz und vor allem dem Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter zu vereinbaren? Schließlich führte erst vor wenigen Wochen eine heiße Debatte zur Entscheidung, der Impfstatus per se dürfe nicht abgefragt werden.
Dieser Beitrag soll Ihnen Klarheit darüber verschaffen, was Arbeitgeber zur 3G-Pflicht am Arbeitsplatz beachten müssen.
3G am Arbeitsplatz: Die Rechtsgrundlage
Am 24. November 2021 trat das neue Infektionsschutzgesetz in Kraft, welches zunächst bis 19.03.2022 gilt – unabhängig von der epidemischen Lage. §28 der aktuellen Fassung verlangt nun:
- Den Arbeitsplatz darf nur betreten, wer geimpft, genesen oder aktuell getestet ist. Dafür muss ein Nachweis mit sich geführt, bereit gehalten oder beim Arbeitgeber hinterlegt worden sein. Arbeitgeber müssen die Nachweispflicht zumindest hinsichtlich der Testnachweise täglich durch Kontrollen überwachen und dokumentieren. Die Tests können auch unmittelbar vor Ort durchgeführt werden.
- Der Arbeitgeber hat den Beschäftigten im Fall von Büroarbeit oder vergleichbaren Tätigkeiten anzubieten, diese Tätigkeiten in deren Wohnung auszuführen, wenn keine zwingenden betriebsbedingten Gründe entgegenstehen. Die Beschäftigten haben dieses Angebot anzunehmen, soweit ihrerseits keine Gründe entgegenstehen. Ein Anspruch ungeimpfter bzw. nicht genesener Beschäftigter auf Arbeit im Homeoffice lässt sich aus den Nachweispflichten des § 28b IfSG nicht ableiten.
So kontrollieren Sie die 3G-Nachweise
Als Arbeitgeber sind Sie selbst dafür verantwortlich, den 3G-Nachweis Ihrer Mitarbeiter vor Betreten des Arbeitsplatzes zu kontrollieren. Sie können die Kontrolle natürlich auch von Dritten oder einige Ihrer Mitarbeiter durchführen lassen. In dem Fall handelt es sich jedoch um Auftragsverarbeitung von Gesundheitsdaten. Heißt: Setzen Sie sich mit den Anforderungen der Auftragsverarbeitungsvereinbarung sowie der vertraulichen Verarbeitung auseinander.
Sofern ein Mitarbeiter nur Testergebnisse vorlegen möchte, muss dies nach aktueller Regelung täglich geschehen. Ein Impfnachweis hingegen braucht nur einmalig vorlegt werden, ebenso der Genesenenstatus, solange er noch gültig ist.
Achtung: Arbeitgeber dürfen noch immer nicht den Impfstatus abfragen
Die neue Regel zu 3G am Arbeitsplatz führt nun sicher zu Verwirrung: Manch ein Arbeitgeber könnte die Neufassung so interpretieren, dass er den Impfstatus seiner Mitarbeiter abfragen darf.
Hier liegt der Teufel im Detail. Grundsätzlich dürfen Arbeitgeber nämlich weiterhin nicht auf direkte Weise nach dem Impfstatus fragen. Der Impfstatus ist ein Gesundheitsdatum und somit gemäß Artikel 9 DSGVO besonders geschützt. Für die DSGVO-konforme Abfrage benötigen wir eine rechtliche Grundlage. Die gibt es aktuell (noch) nicht. Ausnahme: Es handelt sich um besonders gefährdete Bereiche wie Kita, Schule oder Pflegeheime. Hier besteht dann auch Auskunftspflicht hinsichtlich einer möglichen Genesung.
Generell darf der Arbeitgeber also nur ganz generell fragen, ob eines der 3 G erfüllt wurde. Möchte ein Arbeitnehmer seinen Impfstatus nicht offenlegen, kann er sich also auch einfach mit einem Negativtest die Zugangserlaubnis zum Arbeitsplatz einholen.
Was gilt beim Speichern der Informationen des 3G-Nachweises am Arbeitsplatz?
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die Einhaltung der 3G-Regel am Arbeitsplatz zu kontrollieren und zu dokumentieren. Dabei dürfen Sie jedoch nicht den Nachweis an sich speichern (also etwa eine Kopie des Testergebnisses oder des Impfpasses), sondern nur die Information über die erfolgte Kontrolle. Speichern Sie diese Information in einem sicheren System und nicht auf einem Zettel, der leicht zugänglich auf Ihrem Schreibtisch liegt. Ihre Beschäftigten müssen den Nachweis auch bei erfolgter Kontrolle stets dabeihaben.
Das neue Infektionsschutzgesetz sieht eine Aufbewahrungsfrist von 4 Wochen vor. Länger sollten Sie die Daten, auch wenn Sie sich auf eine andere Rechtsgrundlage stützen, keinesfalls aufbewahren, da für eine längere Aufbewahrung keine Notwendigkeit besteht. Sortieren Sie die Informationen demnach nach dem Datum der Erhebung.
Transparenz bei der Kontrollpflicht
Auch wenn es Ihren Mitarbeitern klar ist, dass sie ab sofort bei Betreten des Arbeitsplatzes einen 3G-Nachweis erbringen müssen, sollten Sie als Arbeitgeber dennoch darauf hinweisen. Schließlich handelt es sich hier um eine Datenerhebung, die somit unter die Vorgaben der DSGVO und damit auch den Transparenz-Grundsatz fällt. Das bedeutet:
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Kontrolle und die Nachweismöglichkeiten.
- Weisen Sie auf Betroffenenrechte hin.
- Hängen Sie die 3G-Auskunftspflicht gut sichtbar am Arbeitsplatz auf oder veröffentlichen Sie sie auf Ihrer Webseite. Sofern Sie die Daten elektronisch erheben, müssen Sie das in Ihrer Datenschutzerklärung erwähnen.
- Achten Sie darauf, dass alle Informationen verständlich und leicht zugänglich sind.
Möglich und empfehlenswert ist in diesem Zusammenhang ein QR-Code, der Mitarbeiter beim Scannen direkt auf den Informationsbogen leitet.
Die Daten dürfen nur nach Aufforderung an die nach Landesrecht für die Erhebung der Daten zuständigen Stellen weitergegeben werden. Jegliche andere Weitergabe an Dritte hat zu unterbleiben!
Fazit: Am Arbeitsplatz sorgfältig 3G-Nachweise prüfen
Führen Sie als Arbeitgeber keine Kontrollen durch oder kann einer Ihrer Mitarbeiter seinen 3G-Status beim Aufenthalt am Arbeitsplatz nicht nachweisen, drohen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro.
Achten Sie also darauf, der Kontrollpflicht ordnungsgemäß nachzukommen und halten Sie Ihre Mitarbeiter an, ihren 3G-Nachweis stets mit sich zu führen. Aus Datenschutzsicht gilt dabei: Bewahren Sie alle Informationen geschützt und nicht länger als nötig auf. Fragen Sie nicht mehr Daten als nötig ab und organisieren Sie die Informationen so, dass Sie die erfolgte Kontrolle auf Anfrage von Behörden schnell bestätigen können.
Ausführliche Auskunft zur 3G-Pflicht am Arbeitsplatz bietet das BMAS in seinen „Fragen und Antworten zum betrieblichen Infektionsschutz“.
