Hinweisgeberschutz in Unternehmen - Jetzt handeln und 2023 gesetzliche Pflicht einhalten!

Der Meldestellen-Beauftragte bzw. Whistleblower-Beauftragte in Betrieben bearbeitet eingehende Hinweise zu Compliance- oder Rechtsverstößen und ist damit essenziell, um das HinSchG umzusetzen. Der Meldestellen-Beauftragte hat dabei sicherzustellen, dass Hinweisgeber durch den Hinweis keine Nachteile erfahren, aber dass das Unternehmen dennoch über Missstände informiert wird, um diese zu beheben.

Die Meldestellen haben die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:

1. der hinweisgebenden Person (Hinweisgeber, Whistleblower),
2. der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
3. der sonstigen in der Meldung genannten Personen.

Die Identität darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, bekannt werden.

• Interne Hinweisgebersysteme müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen.
• Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person (Hinweisgeber, Whistleblower) ist für eine mündliche Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit den für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Personen der internen Meldestelle zu ermöglichen.

Wegen der Sensibilität der durch Whistleblower vermittelten Informationen gilt beim HinSchG Vertraulichkeit und Verschwiegenheit. Sie müssen also bei Ihrem Hinweisgebersystem den Datenschutz im Auge behalten. Gleichzeitig gilt es, potenzielle Interessenkonflikte zu vermeiden. Daher ist es empfehlenswert, eine externe Person zu beauftragen, die zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet ist und sich mit Datenschutzfragen auskennt. Darüber hinaus kann ein externer Datenschutzbeauftragter bei entsprechender zusätzlicher Fachkunde, eine erste Einschätzung der ihm mitgeteilten Informationen vornehmen sowie eine Empfehlung hinsichtlich der weiteren Vorgehensweise geben.

Interne Meldestellen in Betrieben können Sie an eine bei Ihnen beschäftigte Person, eine interne Organisationseinheit oder an einen Dritten vergeben.

Konzerne mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können dafür eine gemeinsame Stelle (ein gemeinsames Hinweisgebersystem) betreiben oder einen Dritten beauftragen, eine gemeinsame Stelle für sie zu betreiben.

Es gibt dabei keine Vorgaben dazu, welche Personen oder Organisationseinheiten am besten geeignet sind, um diese Aufgabe aufzuführen. Dies hängt von der jeweiligen Organisationsstruktur, der Größe und der Art der ausgeübten Tätigkeiten ab.

Folgende Anforderungen muss der Meldestellenbeauftragte nach Vorgabe des Hinweisgeberschutzgesetzes aber erfüllen:

• Unabhängigkeit
• Ausschluss möglicher Interessenkonflikte mit anderen Aufgaben
• Regelmäßige Schulungen der mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen

Es können auch externe Dritte – insbesondere externe Datenschutzbeauftragte oder Anwälte – als Ombudsmann für die Meldestelle für Hinweisgeber/Whistleblower beauftragt werden.

• Der Hinweisgeber hat grundsätzlich eine Wahlmöglichkeit zwischen der internen und externen Whistleblower-Meldestelle. Daher ist es im Interesse des Unternehmens, das Melde- und Hinweisgebersystem so ansprechend wie möglich zu gestalten, damit den Hinweisen unternehmensintern nachgegangen werden kann, ohne dass sie an die Öffentlichkeit geraten.
• Unter Umständen können Whistleblower die Informationen der Öffentlichkeit zugänglich machen, wenn die Meldung ohne hinreichende Reaktion bleibt. Daher empfiehlt sich eine professionelle Struktur der internen Meldestelle.
• Beim Hinweisgebersystem besteht die Pflicht, personenbezogene Daten im Einklang mit der DSGVO und des BDSG zu verarbeiten. Daher sollte dort ein ordentliches Hinweisgeber-Konzept erstellt werden.
• Beweislastumkehr: Arbeitgeber müssen zukünftig beweisen, dass Kündigungen nicht im Zusammenhang mit den Meldungen stehen, sonst macht sich das Unternehmen ggf. schadensersatzpflichtig.
• Im Falle einer Diskriminierung/Benachteiligungen von Hinweisgebern drohen hohe Sanktionen.

Sanktioniert wird,

• wer eine Meldung oder die auf eine Meldung folgende Kommunikation zwischen der hinweisgebenden Person und der Meldestelle vorsätzlich behindert (umfasst sind damit vor allem einschüchternde Maßnahmen gegenüber der hinweisgebenden Person),
• wer eine Repressalie ergreift oder androht,
• wer vorsätzlich oder fahrlässig gegen das Vertraulichkeitsgebot verstößt.

Auch der Versuch, eine Meldung zu verhindern oder Repressalien zu ergreifen, wird geahndet.

Der Bußgeldrahmen beträgt

• bei der Verhinderung von Meldungen sowie beim Ergreifen von Repressalien bis zu EUR 100.000,-,
• für Verstöße gegen die Pflicht zur Wahrung der Vertraulichkeit bis zu EUR 20.000,-

• Innerhalb von 7 Tagen muss dem Hinweisgeber der Eingang der Meldung bestätigt werden.
• Innerhalb von drei Monaten muss die Meldestelle dem Hinweisgeber melden, welche geeignete Maßnahme infolgedessen getroffen wurde.
• Die Meldestelle muss den vertraulich agieren und den Datenschutz beachten.
• Meldungen müssen dokumentiert werden.

Unternehmen ab 50 Mitarbeitern müssen eine interne Whistleblower-Meldestelle implementieren. Zu den Anforderungen des HinSchG zählt das Einrichten von Meldekanälen, die schriftlich oder mündlich eine vertrauliche Abgabe eines Hinweises ermöglichen. Vertraulichkeit setzt hierbei keine Anonymität voraus, sondern viel mehr, dass „Meldekanäle so sicher konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt und nicht befugten Mitarbeitern der Zugriff darauf verwehrt wird” (s. Art. 9 Abs. 1 lit. a der Richtlinie (EU) 2019/1937)

Es besteht keine reine Pflicht zum Einrichten einer internen Meldestelle. Die Meldekanäle können Sie intern intern an eine benannte und unabhängige Person vergeben, sie kann aber auch extern von einem Dritten bereitgestellt werden (das kann ein elektronisches Meldesystem sein). Wichtig ist, dass Sie Ihren Mitarbeitern die Informationen zur Nutzung einer externen oder internen Meldestelle zugänglich machen.

Nach der EU-Whistleblowing-Richtlinie gilt die Pflicht, ein Hinweisgebersystem einzurichten für

• Unternehmen ab einer Größe von 250 Mitarbeitern
• Behörden ab 50 Mitarbeitern und
• Gemeinden ab 10.000 Einwohnern.

Spätestens ab dem 17. Dezember 2023 sind auch Unternehmen ab 50 Mitarbeitern verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzuführen. Gezählt werden dabei auch geringfügig Beschäftigte und freie Mitarbeiter.

Die EU-Whistleblower-Richtlinie (EU) 2019/1937 ist am 16. Dezember 2019 in Kraft getreten. Ziel ist es in der Europäischen Union einen einheitlichen Standard zum Schutz von Whistleblowern herzustellen.

Deutschland hätte diese Richtlinie schon bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umsetzen müssen. Das Gesetz wird in Deutschland vermutlich noch 2022 kommen.

Betroffenen Unternehmen raten wir, sich jetzt mit diesem Thema auseinanderzusetzen, um später mögliche Sanktionen zu vermeiden.

Ein Hinweisgebersystem bezeichnet ein System zur Entgegennahme von Hinweisen auf Rechts- oder Regelverstöße. Es ist Teil der internen Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Sobald die Meldung eines internen oder externen Hinweisgebers (engl. Whistleblower) über ein regelwidriges Verhalten in einem Unternehmen oder einer Behörde eingeht, liegt „Whistleblowing“ vor.

1. Einer Ihrer Mitarbeiter oder Führungskräfte beobachtet einen Compliance- oder Rechtsverstoß jeglicher Art.
2. Als Hinweisgeber meldet er die Beobachtung im Meldesystem und beschreibt alle Umstände des Verstoßes.
3. Der Meldestellen-Beauftragte bestätigt den Eingang des Hinweises und beginnt mit der Bearbeitung. Diese umfasst z.B. das Prüfen des Hinweises, interne Ermittlungen zum Vorgang und Vorschläge zu Maßnahmen.
4. Der Meldestellen-Beauftragte informiert den Hinweisgeber über den Bearbeitungsstand bzw. das Ergebnis und erstattet dem Unternehmen nach Abschluss des Verfahrens Bericht.